Program za fakturisanje za male firme: šta mora da ima

Izbor programa za fakturisanje obično počne kada nešto zapne: dođe obaveza e-fakturisanja, knjigovođa traži podatke u drugom obliku, ili se ispostavi da niko ne zna koje su fakture naplaćene. Tada se otvara deset sajtova sa sličnim spiskovima funkcija i teško je razlikovati šta je zaista važno od onoga što lepo zvuči.

Ovaj tekst je pokušaj da se ta lista svede na ono što se u praksi koristi svakog meseca.

Šta faktura mora da sadrži

Pre svake priče o softveru stoje podaci koji moraju da budu na dokumentu: podaci izdavaoca i primaoca sa poreskim i matičnim brojem, broj i datum fakture, datum prometa, opis stavki sa količinom i cenom, poreska stopa i iznos poreza, ukupan iznos i podaci za plaćanje.

Zvuči trivijalno, ali dve stvari se najčešće provuku kao greška.

Prva je datum prometa. Program vam može dozvoliti da napravite nacrt bez njega, ali izdavanje bez datuma prometa nije ispravno. Ako vaš program to ne traži, to nije ušteda vremena nego problem koji čeka.

Druga su podaci kupca. Neispravan poreski broj godinama prolazi kada se faktura šalje kao PDF, a odmah pada kada faktura ide u državni sistem. Zato šifarnik kupaca sa proverom formata nije administrativni luksuz nego uslov da e-faktura prođe iz prve.

Numeracija koja se ne lomi

Broj fakture mora biti neprekinut i jedinstven. To znači da program ne sme da troši brojeve na dokumente koji nisu izdati.

Dobro rešenje je jednostavno: dok je dokument nacrt, nema broj i slobodno se menja ili briše. Broj dobija tek u trenutku izdavanja. Time nestaje najčešća rupa u nizu — obrisan probni dokument koji je već potrošio broj.

SEF: ko, kada i šta vam treba

Za razmenu faktura sa firmama i javnim sektorom koristi se Sistem elektronskih faktura. Da biste se povezali, potreban vam je API ključ sa portala eFaktura, a da biste ga generisali — kvalifikovani sertifikat firme, koji se nabavlja kod Pošte Srbije ili Halcom-a.

Program treba da uradi tri stvari, ne više:

• da pošalje fakturu bez odlaska na portal,
• da prati status sam (poslata, prihvaćena, odbijena),
• da kod odbijene fakture pokaže razlog i omogući ispravku i ponovno slanje.

Sve preko toga je kozmetika. Ono što jeste važno, a lako se previdi: SEF radi u oba smera. Kroz njega stižu i ulazne fakture dobavljača, pa je dobro da program ima inbox u kome se faktura prihvata ili odbija — jer je taj odgovor zvaničan i dobavljač ga vidi.

Detaljnije o tome kako to izgleda u praksi: Fakturisanje i SEF e-fakture.

Naplata je pola posla

Izdata faktura nije naplaćena faktura. Deo koji se najčešće radi ručno, a najlakše se automatizuje, jeste uparivanje uplata.

Dva detalja rešavaju najveći deo posla. Prvi je poziv na broj odštampan na fakturi, da ga kupac ne izmišlja. Drugi je kod za plaćanje na fakturi, koji kupac skenira telefonom i ne kuca ništa.

Kada ta dva postoje, uvoz bankovnog izvoda zatvara većinu faktura sam. Ostatak dobija predloge koje potvrdite jednim klikom. O tome detaljno u tekstu o banci i izvodima.

Uz to ide i pregled potraživanja po dospeću, sa mogućnošću da se kupcu pošalje jedan podsetnik sa svim dospelim fakturama — umesto da se svaka šalje posebno.

Storno i knjižno odobrenje

Izdata faktura se ne prepravlja. Ako je iznos pogrešan, roba vraćena ili je naknadno odobren popust, pravi se knjižno odobrenje koje ostaje vezano za originalnu fakturu.

Program koji vam dozvoljava da tiho izmenite izdatu fakturu ne čini vam uslugu. Traženi ishod nije da dokument izgleda tačno, nego da se posle godinu dana može objasniti šta se dogodilo.

Isto važi i za fiskalne račune: kada je račun fiskalizovan, ispravka ide kroz refundaciju, ne kroz brisanje. Više o tome u tekstu o fiskalizaciji onlajn prodaje.

Šta knjigovođa traži od vas

Ovo je deo koji se pri izboru programa gotovo uvek zaboravi, a mesečno pravi najviše nerviranja.

Knjigovođi ne treba folder sa PDF-ovima. Treba mu evidencija izlaznih i ulaznih računa, pregled PDV-a po poljima i podaci u obliku koji može da uveze u svoj program — najčešće Pantheon ili Minimax.

Ako program to izvozi jednim klikom, mesečna predaja traje minut. Ako ne izvozi, neko taj posao radi ručno — i to je trošak koji se ne vidi u ceni licence.

Postoji i bolja varijanta: da knjigovođa dobije svoj pristup vašoj firmi i sam preuzme šta mu treba. O tome u tekstu kako knjigovođa vodi klijente iz jednog naloga.

Zašto „besplatan“ često nije jeftin

Besplatni programi za fakture obično rešavaju jedan korak — izradu dokumenta. Sve ostalo ostaje na vama: uparivanje uplata, evidencije, izvoz, zalihe ako prodajete robu.

Račun se onda vidi na drugom mestu. Nekoliko sati mesečno provedenih u prekucavanju košta više od pretplate, a greške u poreskim evidencijama koštaju najviše.

Druga zamka su moduli koji se doplaćuju. Cena po korisniku deluje niska dok se ne dodaju e-fakturisanje, fiskalna kasa i elektronski potpis kao odvojene stavke. Zato je poređenje pošteno tek kada se sabere sve što vam stvarno treba — o tome šta je kod nas uračunato u jednu cenu piše na cenovniku.

Kratka lista za proveru

Kada gledate ponudu bilo kog programa, pitajte konkretno:

1. Da li broj fakture nastaje tek pri izdavanju?
2. Da li se faktura šalje na SEF i prati status bez odlaska na portal?
3. Da li se ulazne e-fakture prihvataju i odbijaju iz programa?
4. Da li se uvozi bankovni izvod i uparuju uplate?
5. Kako izgleda knjižno odobrenje i ostaje li vezano za fakturu?
6. Šta tačno dobija knjigovođa na kraju meseca i u kom formatu?
7. Šta je uračunato u cenu, a šta je doplata?

Sedam pitanja obično razdvoji ponude brže od bilo kog spiska funkcija.

Ako želite da vidite kako to izgleda u radu, pokrenite demo — traje 45 minuta, bez registracije i bez kartice.