Stanje koje se ne održava ručno
Zaliha se ne unosi kao poseban posao. Prijemnica je povećava, otpremnica je smanjuje, a prodajni nalog rezerviše količinu. Stanje se prikazuje po magacinu, uz istoriju kretanja u kojoj se za svaku promenu vidi datum, vrsta (prijem, otprema, rezervacija, otpis), dokument i korisnik.
Za svaki artikal može se postaviti minimalna zaliha. Kada stanje padne ispod praga, upozorenje se pojavi na pregledu i u listi zaliha. Artikli bez postavljenog minimuma se u tom brojaču ne računaju — to je česta zabuna kada neko očekuje upozorenje koje ne stiže.
Artikli tipa usluga nemaju zalihu i ne opterećuju magacin, a i dalje se normalno prodaju na fakturi.
Rezervacije: fizička i raspoloživa zaliha
Kada se prodajni nalog potvrdi, količina se rezerviše. Roba ostaje u magacinu dok ne izađe otpremnicom, ali prestaje da bude na raspolaganju za novu prodaju.
Razlika je jednostavna:
- fizička zaliha — ono što stvarno stoji u magacinu,
- raspoloživa zaliha — fizička minus rezervisano.
Pri novom nalogu proverava se raspoloživa, ne fizička količina, pa se ista roba ne proda dva puta. Rezervacija se oslobađa sama kad se nalog otkaže ili kad se izda otpremnica, a može se poništiti i ručno uz napomenu.
Više magacina i prenos robe
Svaka firma ima bar jedan magacin, a na Pro planu broj lokacija nije ograničen. Magacin nosi naziv, adresu i odgovorno lice, i može biti podrazumevani za određene vrste dokumenata.
Prenos između lokacija ide kroz nalog prenosa: navedete stavke i količine, pa potvrdite razduženje iz izvornog i prijem u odredišnom magacinu. Inventurni popis se pokreće direktno iz magacina.
Vrednost zaliha
Vrednost lagera se računa kao količina puta prosečna nabavna cena, izvedena iz stvarnih prijema (ponderisani prosek). To je pošteniji broj od množenja prodajnom cenom, jer pokazuje koliko novca zaista stoji na polici.
Kada nabavna cena za artikal nije poznata, kao procena se koristi neto prodajna cena, a artikli bez ijedne cene se izostavljaju — strana prikazuje koliko ih je, da broj ne bi tiho bio nepotpun.
Uz vrednost se vidi i koliko je artikala ispod minimuma, sa brzim prelazom na tu listu.
Šta je povezano sa magacinom
Magacin nije ostrvo:
- nabavka ga puni kroz narudžbenice i prijemnice,
- prodajni nalozi i ponude rezervišu robu,
- otpremnica razdužuje stanje i istovremeno ide kao e-Otpremnica,
- fiskalna kasa može da razduži zalihe pri prodaji na licu mesta.
Šifarnik kao osnova
Sve počinje od kataloga. Artikal nosi naziv, šifru, opis, cenu, stopu PDV-a i jedinicu mere, a šifra se predlaže automatski da se ne izmišlja svaki put.
Katalog je zajednički za sve module: isti artikal se koristi na ponudi, fakturi, otpremnici i u kasi. Kada se cena promeni na jednom mestu, promenjena je svuda.
Jedinica mere nije formalnost — bez nje e-Otpremnica ne prolazi validaciju. Zato se isplati srediti šifarnik pre nego što zatreba pod pritiskom.
Artikli mogu imati više cena, pa sistem predlaže odgovarajuću prema kupcu i vrsti dokumenta.