KPR, KIR i EPP: PDV evidencija male firme bez prekucavanja

Vlasnici malih firmi retko žele da uče o poreskim evidencijama. Problem je što se do njih ipak stigne — obično onog dana kada knjigovođa traži podatke koje niko nije vodio, ili kada se ispostavi da se dve tabele ne slažu.

Ovaj tekst objašnjava tri pojma koja se stalno mešaju i pokazuje kako se do njih dolazi bez posebnog unosa.

Tri evidencije, jedan promet

KIR je knjiga izdatih računa — vaše izlazne fakture za period.

KPR je knjiga primljenih računa — ulazne fakture koje ste dobili od dobavljača.

EPP je pojedinačna evidencija PDV-a — obračun po stopama, posebno za ulaz i posebno za izlaz, sa prikazom odbitnog poreza.

Sve tri opisuju isti promet iz različitih uglova. Zato ne bi trebalo da budu tri odvojene tabele koje se održavaju ručno: čim postoje odvojeno, počinju da se razilaze.

Ko zapravo vodi PDV

Ovde vredi razdvojiti dve uloge, jer se oko toga pravi najviše nesporazuma.

Firma je ta koja izdaje i prima račune. Podaci nastaju kod nje, u trenutku kada se dokument napravi.

Knjigovođa je taj koji kontroliše kategorizaciju, sastavlja poresku prijavu i podnosi je. On nosi odgovornost za tačnost prijave.

Softver ne menja tu podelu i ne treba da je menja. Ono što može jeste da ukloni prekucavanje između te dve tačke — da podaci koji su već uneti kao faktura ne moraju ponovo da se unose kao evidencija.

Zato budite oprezni sa svakim programom koji tvrdi da „podnosi PDV prijavu umesto vas". Prijavu podnosi ovlašćeno lice, a softver priprema materijal.

Kako se KPR puni sam

U KPR ulaze tri toka ulaznih faktura, i nijedan ne traži poseban unos u evidenciju.

E-fakture iz SEF-a. Stižu strukturirano u inbox. Kada je prihvatite, nastaje nacrt nabavne fakture spreman za knjiženje. Prihvatanje i odbijanje su zvanični odgovori koje dobavljač vidi — nisu interna oznaka, pa nije dobro da neodgovorene fakture stoje do kraja meseca.

Fakture van SEF-a. Dobavljači koji nisu obveznici i dalje šalju račune mejlom ili na papiru. Oni se unose ručno ili se skeniraju iz PDF-a ili slike, pa se podaci izvuku automatski i samo provere.

Troškovi koji ne idu kroz nabavni nalog — gorivo, materijal, sitne usluge — sa priloženim računom.

U KIR ulaze izlazne fakture i knjižna odobrenja, sa porezom po stopi svake stavke. Ako je faktura izdata, ona je već u knjizi.

EPP i šta se šalje državi

Pojedinačna evidencija PDV-a računa osnovicu i porez po stopama za izabrani period, odvojeno za ulaz i izlaz.

Pre nego što se obračun formira, stavke sa nejasnom poreskom kategorijom moraju biti pregledane — potvrdite kategoriju ili je promenite uz obrazloženje. Dok ima nepregledanih stavki, obračun ostaje prazan. To izgleda kao smetnja, a zapravo je zaštita: bolje da vas zaustavi tabela nego kontrola.

Kada je sve pregledano, evidencija se može poslati u Sistem elektronskih faktura, a rezultat izvesti kao tabelu.

Ono što se ne dešava: poreska prijava se iz aplikacije ne podnosi Poreskoj upravi. Ni pregled PDV-a u mesečnom paketu nije poreski obrazac — to je materijal za proveru prema prijavi koju knjigovođa priprema. Detaljnije: KPR, KIR i EPP.

Šta knjigovođa dobija na kraju meseca

Umesto foldera sa PDF-ovima, jedan paket za izabrani period.

Tabela sa listovima za izdate i primljene račune, pregled PDV-a po poljima i uputstvo za uvoz — pripremljeno za Pantheon, Minimax i druge programe. Za one koji uvoze strukturirani format postoji i arhiva sa fakturama u obliku u kom idu na SEF.

Bolja varijanta od slanja paketa jeste da knjigovođa ima svoj pristup vašoj firmi i preuzme šta mu treba. Njegovo mesto se ne naplaćuje, a vi birate da li sme da šalje fakture na SEF u vaše ime. O tome piše u tekstu kako knjigovođa vodi klijente iz jednog naloga.

Gde prestaje softver

Vredi jasno povući granicu, jer se očekivanja često postave previsoko pa se onda razočaraju.

Softver radi: vodi evidencije iz stvarnih dokumenata, rešava inbox ulaznih e-faktura uz zvaničan odgovor dobavljaču, računa porez po stopama za period i izvozi paket za knjiženje.

Knjigovođa radi: kontrolu kategorizacije, poresku prijavu, glavnu knjigu i bilanse, i odgovara za zakonsku tačnost.

To nije nedostatak nego ispravna podela. Operativa je kod onoga ko izdaje fakture, poreska odgovornost kod onoga ko je za nju stručan i ovlašćen.

Šta uraditi ove nedelje

Ako vam evidencije trenutno žive u tabeli, tri koraka daju najveći efekat.

Prvo, sredite šifarnik kupaca i dobavljača — tačni poreski brojevi su uslov da e-faktura uopšte prođe.

Drugo, uvedite naviku da se ulazna e-faktura reši istog dana kad stigne: prihvati ili odbije sa razlogom.

Treće, dogovorite se sa knjigovođom u kom obliku želi podatke. Ako može da ih preuzme sam, mesečna predaja prestaje da postoji kao posao.

Ako želite da vidite kako to izgleda, pokrenite demo ili pogledajte uputstva za KPR i EPP.