e-Otpremnica: ko mora, šta se menja i kako je izdati bez papira

Otpremnica je decenijama bila papir koji putuje sa robom. Sada je to elektronski dokument koji se registruje u državnom sistemu pre nego što vozač krene. Promena zvuči administrativno, ali menja redosled poslova u firmi — i to je deo koji iznenadi najviše ljudi.

Šta je e-Otpremnica

e-Otpremnica je elektronski dokument koji prati kretanje robe i šalje se sistemu Ministarstva finansija. Po logici je slična Sistemu elektronskih faktura: dokument se šalje strukturirano, dobija svoj broj i status, a druga strana potvrđuje prijem.

Razlika je u tome šta prate. Faktura prati novac, otpremnica prati robu. Za jedan promet obično idu oba dokumenta.

Najvažnija praktična posledica: roba sme da krene tek kada stigne potvrda. Potvrda obično dođe za manje od minuta, ali to znači da se otpremnica ne pravi u trenutku kada kamion već stoji upaljen ispred magacina.

Ko je obveznik

Obuhvat se uvodi postepeno i razlikuje se po vrsti robe i delatnosti. Rokovi su se u javnoj komunikaciji više puta menjali, pa ovde namerno nećemo navesti datum kao činjenicu.

Proverite dve stvari: šta piše na zvaničnom portalu za e-otpremnice i šta kaže vaš knjigovođa za vašu delatnost. To je jedini pouzdan odgovor, i vredi ga imati napismeno pre nego što nastane obaveza.

Ono što možete uraditi bez obzira na rok jeste priprema. Firme koje su sistem uključile ranije, u probnom režimu, prošle su prvi mesec bez zastoja — a one koje su čekale poslednji dan uglavnom nisu.

Tok: otpremnica, faktura, zalihe

U firmama gde svaki dokument živi u svom programu, jedan promet se kuca tri puta: jednom kao otpremnica, jednom kao faktura i jednom kao izmena stanja zaliha. Svako kucanje je prilika za grešku, a razlike se otkriju tek na inventuri.

Kada dokumenti nastaju iz istog toka, redosled je jednostavan:

1. Prodajni nalog — potvrđena porudžbina, koja rezerviše robu da se ista količina ne proda dvaput.
2. Otpremnica — nastaje iz naloga, šalje se državnom sistemu i čeka potvrdu.
3. Razduženje magacina — potvrđena otpremnica smanjuje stanje.
4. Faktura — iz istog naloga, sa slanjem na SEF.

Time nestaje klasična situacija u kojoj je roba otišla, a stanje u programu i dalje pokazuje da je ima. Detaljnije o tome kako to radi: e-Otpremnica i magacin i zalihe.

Najčešće greške

Većina odbijenih dokumenata ne pada zbog sistema nego zbog podataka koji su godinama bili „dovoljno dobri" za internu upotrebu.

Neispravan poreski ili matični broj primaoca. U internoj otpremnici to nikoga nije smetalo. U državnom sistemu dokument staje.

Stavka bez jedinice mere. Polje koje se u papirnoj otpremnici često preskakalo je sada obavezno.

Neusaglašena količina. Ako se količina na dokumentu razlikuje od one koja stvarno ide, ispravka posle slanja je komplikovanija nego provera pre slanja.

Zbog toga je korisno da program ima validaciju pre slanja — proveru obaveznih polja i formata, pa greške vidite vi, a ne državni sistem.

Priprema koja se isplati

Tri stvari vredi srediti pre prve pošiljke, i sve tri su jednokratne.

Šifarnik kupaca. Tačni poreski i matični brojevi, bez duplikata istog kupca pod dva imena. Isti podaci se koriste i za e-fakture, pa se posao radi jednom za oba sistema.

Katalog artikala. Svaka stavka mora imati jedinicu mere. Ako imate više stotina artikala, ovo je posao od jednog popodneva koji posle štedi svaki dan.

Podaci pošiljaoca i pristupni ključ. Firma se registruje za modul e-otpremnica na portalu Ministarstva finansija i tamo generiše ključ, posebno za probu i za produkciju. Prve dokumente pošaljite u probnom režimu.

Šta se menja u svakodnevnom radu

Najveća promena nije tehnička nego organizaciona: dokument se sada priprema pre polaska, a ne uz polazak.

To u praksi znači da magacin i administracija moraju da rade usklađeno. Ako otpremnicu priprema neko ko nije u magacinu, dobro je da se dokument napravi ranije tokom dana, a ne u trenutku utovara.

Druga promena je prijatnija: pošto se svaki dokument registruje i ima status, prestaje traženje po fasciklama. Otpremnica se pronalazi po broju, datumu ili primaocu, i uz nju stoji faktura koja pripada istom prometu.

Za knjigovođu to znači da dokument, faktura i uplata pripadaju istoj celini, pa se na kraju meseca ne usaglašava šta je uz šta išlo.

Ukratko

e-Otpremnica nije novi posao nego drugačiji redosled postojećeg. Ako su šifarnici sređeni i dokument nastaje iz istog toka kao faktura, ceo posao traje koliko i štampanje papira — samo bez štampača i bez potpisa koji se skenira.

Ako želite da vidite kako izgleda tok od naloga do otpremnice i fakture, pokrenite demo ili pročitajte uputstvo za eOtpremnicu.