Fakturisanje i SEF e-fakture iz jednog sistema

Izrada fakture koja se ne prekucava

Stavke birate iz kataloga proizvoda i usluga ili ih unosite ručno. Cena, jedinica mere i stopa PDV-a se povlače sa artikla, pa se ne kuca isti podatak po deseti put. Iznad stavki stoji prekidač Cene sa PDV-om / Cene bez PDV-a — birate kako unosite, a sistem računa i osnovicu i porez.

Podaci kupca dolaze iz šifarnika: naziv, PIB, matični broj i adresa se popune čim izaberete kupca. Rok plaćanja je podrazumevano 30 dana i menja se po fakturi.

Dok je faktura nacrt, nema broj i slobodno je menjate ili brišete — bez poreskog efekta. Broj se dodeljuje tek klikom na Izdaj fakturu. To je namerno: numeracija ostaje neprekinuta jer se troši samo na dokumente koji su stvarno izdati.

Slanje kupcu i naplata

Izdatu fakturu šaljete mejlom direktno iz aplikacije, sa PDF-om u prilogu i tekstom koji ste jednom podesili. Svako slanje se beleži, pa kasnije nema rasprave da li je i kada faktura poslata.

Uplate evidentirate na dva načina:

• Sa bankovnog izvoda — uvezete izvod i uplata se poveže sa fakturom automatski kad se poziv na broj poklopi. Detaljno o tome na strani Banka i izvodi.
• Ručno — dugmetom Evidentiraj uplatu, sa datumom i iznosom. Delimična uplata je podržana: faktura tada dobija status Delimično plaćena i vidi se koliko još duguje.

Kada zbir uplata dostigne ukupan iznos, faktura prelazi u Plaćeno. Sve otvorene stavke po kupcu i dospeću vidite u potraživanjima, odakle možete poslati podsetnik jednim klikom.

Slanje na SEF i praćenje statusa

Za povezivanje sa Sistemom elektronskih faktura treba vam API ključ sa portala efaktura.mfin.gov.rs. Na portal se prijavljujete kvalifikovanim sertifikatom firme, u podešavanjima generišete ključ i nalepite ga u KoloConnect, u Podešavanja → SEF integracija.

Postoje dva okruženja: Sandbox za probu i Produkcija za stvarne fakture. Preporuka je da prvo pošaljete jednu ili dve testne fakture u sandbox-u, pa tek onda prebacite na produkciju.

Fakturu šaljete iz same fakture kad je u statusu Izdata. Status se zatim proverava automatski, na svakih pet minuta: Poslata → Prihvaćena ili Odbijena. Ako je odbijena, razlog se vidi u SEF pregledu, a faktura ima dugme za ispravku i ponovno slanje.

Na SEF idu fakture prema firmama i državnim organima. Račun fizičkom licu se ne šalje na SEF — za maloprodaju i onlajn prodaju tu je fiskalna kasa.

Ispravke: knjižna odobrenja i storno

Izdata faktura se ne prepravlja. Kada treba umanjiti potraživanje — reklamacija, povraćaj robe, naknadno odobren popust — pravi se knjižno odobrenje (UBL tip 381). Kreira se iz same fakture, preuzima njene stavke i uvek ostaje vezano za nju, pa je trag jasan i vama i knjigovođi.

Knjižno odobrenje se izdaje i šalje na SEF isto kao i faktura, a u listi se vidi link na originalni dokument.

Šta od svega toga dobija knjigovođa

Na kraju meseca ne šaljete folder sa PDF-ovima. Knjigovođin paket je jedan XLSX sa listovima KIR (izlazne fakture), KPR (ulazne fakture), pregledom PDV-a po poljima i uputstvom za uvoz — spreman za Pantheon, Minimax i druge programe. Alternativno se preuzima ZIP sa UBL XML fakturama.

Knjigovođa može i da radi direktno u vašoj firmi: pozovete ga posebnim dugmetom, njegovo mesto se ne naplaćuje, a vi birate da li sme da šalje fakture na SEF. Više o tome na strani Za knjigovođe.

Kako izgleda u praksi

1. 1
   Podesite SEF. Generišete API ključ na portalu eFaktura i nalepite ga u Podešavanja → SEF integracija. Prvo sandbox, pa produkcija.
2. 2
   Napravite fakturu. Birate kupca i stavke iz kataloga. Nacrt menjate slobodno — broj se dodeljuje tek pri izdavanju.
3. 3
   Izdajte i pošaljite. Klik na Izdaj fakturu, pa slanje mejlom kupcu i na SEF iz istog ekrana.
4. 4
   Pratite status. SEF status se osvežava automatski svakih pet minuta; odbijena faktura ima razlog i dugme za ispravku.
5. 5
   Naplatite. Uvezete izvod i uplata se sama upari sa fakturom, ili je evidentirate ručno.