Fiskalni računi bez dodatne opreme: ESIR kasa za onlajn i daljinsku prodaju

ESIR, PFR i bezbednosni element — bez žargona

Tri pojma se stalno mešaju, a razlika je jednostavna.

• ESIR je softver u kome kucate račun. KoloConnect je odobren ESIR, upisan u javni registar Poreske uprave pod internim brojem 1625/1.0.
• PFR je procesor koji račun potpisuje i prijavljuje Poreskoj upravi. Postoji lokalni (L-PFR, uređaj kod vas) i virtuelni (V-PFR), koji radi na strani Poreske uprave. KoloConnect koristi virtuelni.
• Bezbednosni element je vaš sertifikat kojim se firma predstavlja PFR-u. Za virtuelni PFR to je fajl sertifikat sa lozinkom i PAK kodom.

Zato je ovo rešenje za onlajn prodaju, prodaju na daljinu i isporuku robe. Za klasičnu maloprodaju na pultu propis traži i lokalni PFR uređaj drugog proizvođača — to KoloConnect ne zamenjuje i ne treba da očekujete da hoće.

Šta treba pribaviti pre prvog računa

Bezbednosni element se traži na portalu ePorezi, u sekciji elektronskih servisa za fiskalizaciju. Pre toga se prijavljuje poslovni prostor obrascem PGJO. U zahtevu birate tip virtuelni PFR (fajl sertifikat), i dobijate PFX fajl sa lozinkom i PAK kodom.

U KoloConnect-u zatim otvarate Podešavanja → Fiskalizacija, otpremate PFX, unosite lozinku i PAK, birate okruženje i testirate vezu. Adresu PFR servisa ne unosite ručno — čita se iz samog sertifikata.

Bezbednosni element važi tri godine. Sistem vas upozorava 60, 30 i 7 dana pre isteka, da vam ne istekne usred sezone.

Dva načina da izdate fiskalni račun

Iz fakture. Kod onlajn prodaje i prodaje pouzećem račun se fiskalizuje kad roba kreće ka kupcu. Na izdatoj fakturi otvorite panel Fiskalizacija i kliknete na dugme — promet se prijavljuje u realnom vremenu, a račun dobija PFR broj i QR kod. Štampa se na 80 mm traci ili na A4, a uz saglasnost kupca može i mejlom.

Iz Kase. Za brzu prodaju bez fakture postoji ekran Kasa. Stavke birate iz kataloga ili unosite slobodno, možete odmah razdužiti zalihe iz izabranog magacina i podeliti plaćanje (na primer deo gotovinom, deo karticom). Za račun pravnom licu se u naprednim opcijama unosi identifikacija kupca.

Fiskalizacija je nepovratna. Ako je račun pogrešan, ispravka ide isključivo kroz refundaciju, uz identifikaciju kupca po propisu. Kada se novac vraća u gotovini, štampa se kopija refundacije koju kupac potpisuje.

Odnos prema SEF-u i knjigovodstvu

Fiskalni promet se prijavljuje Poreskoj upravi kroz PFR u realnom vremenu i ne evidentira se pojedinačno na SEF-u. To zbunjuje ljude koji prvi put spajaju dva sistema, pa je važno reći jasno: SEF je za fakture prema firmama i državi, fiskalni račun je za krajnjeg kupca.

Knjigovođa fiskalni promet dobija u posebnom listu Fiskalni računi (kasa) unutar mesečnog paketa, zajedno sa KIR-om i KPR-om. Ne mora da ga prekucava iz žurnala.

Ako PFR vrati nejasan ishod, račun dobija status koji traži proveru. KoloConnect tada namerno ne šalje ponovo sam — dupli promet bi bio veći problem od zastoja. Proverite račun na portalu Poreske uprave i označite ishod.

Kasa, katalog i zalihe

Kasa koristi isti katalog artikala kao fakture, sa istim cenama i stopama PDV-a. Nema odvojenog šifarnika koji se održava posebno, pa promena cene važi na oba mesta odmah.

Pri prodaji se može odmah razdužiti magacin iz koga roba izlazi. To je razlika u odnosu na zasebnu kasu, gde se stanje zaliha ispravlja naknadno i po sećanju.

Plaćanje može biti podeljeno — deo gotovinom, deo karticom. Način plaćanja se evidentira na računu; sama kartična naplata ide kroz vaš POS terminal, aplikacija ne procesira kartice.

Kod refundacije roba se ne vraća automatski na stanje. Povraćaj se knjiži kao prijem u magacin, svesno i ručno, jer se u praksi ne vraća uvek ista roba u istom stanju.

Za koga je ovo rešenje

Najbolje se uklapa firmama koje prodaju na daljinu: veb prodavnice, isporuka pouzećem, usluge koje se plaćaju bez susreta sa kupcem, prodaja preko telefona ili mejla.

Za takav promet celina radi bez dodatnog hardvera: fakturisanje, SEF, fiskalni račun, otpremnica i zalihe su u istom sistemu i o istom prometu.

Ako imate i fizičku radnju, ovo rešenje pokriva onlajn deo prodaje, a za pult vam i dalje treba lokalni PFR uređaj. Kombinacija je uobičajena i nije problem — samo je treba znati unapred, pre nego što se očekuje da jedan alat pokriva oba kanala.

Kako izgleda u praksi

1. 1
   Prijavite poslovni prostor. Obrazac PGJO na ePorezi, pa zahtev za bezbednosni element tipa virtuelni PFR.
2. 2
   Unesite sertifikat. Podešavanja → Fiskalizacija: PFX fajl, lozinka i PAK. Adresa PFR servisa se čita iz sertifikata.
3. 3
   Testirajte u sandbox-u. Test konekcije, pa nekoliko probnih računa pre nego što uključite produkciju.
4. 4
   Izdajte račun. Iz izdate fakture pri otpremi, ili direktno iz ekrana Kasa za brzu prodaju.
5. 5
   Predajte knjigovođi. Fiskalni promet je već u mesečnom paketu, u posebnom listu — bez prepisivanja iz žurnala.