Ko šta radi i do kada — planer za ceo tim

Zadatak ima vlasnika i rok

Svaki zadatak nosi rok, prioritet i osobu kojoj je dodeljen. To su tri podatka koja razlikuju obavezu od dobre namere.

Zadaci se dodeljuju bilo kom članu tima, uz komentare i priloge na samom zadatku, pa se dogovor ne vodi u odvojenoj prepisci koju kasnije niko ne nađe.

Za posao koji ima svoj okvir i budžet tu su projekti; planer je za sve ostalo.

Pregled po danu i nedelji

Zadaci se gledaju kao lista sa filterima ili na tabli. Uobičajena pitanja — šta je na meni danas, šta kasni, šta ima rok ove nedelje — rešavaju se filterom, ne prelistavanjem.

Rokovi se prikazuju i u timskom kalendaru, zajedno sa sastancima i odsustvima. Time se izbegava klasičan problem: rok postavljen na dan kada je odgovorna osoba na godišnjem.

Obaveštenja umesto podsećanja

Dodela zadatka i promene stižu kao obaveštenja u aplikaciji, a mogu i kao push poruka na uređaj.

Zvonce u vrhu ekrana skuplja sve što traži vašu pažnju: dodeljene zadatke, zahteve za odobrenje, podsetnike. Iz njega se ide direktno na stavku, umesto da se traži po modulima.

Ko vidi čije zadatke

Vidljivost prati dozvole u firmi. Menadžer vidi raspored tima, član vidi svoje i zajedničke zadatke.

Zaposleni koji ima samo HR samouslugu ne dobija pristup poslovnim zadacima — njemu su vidljivi njegova plata, odsustva i smene.

Šta se menja kada obaveze imaju mesto

Dok se posao dogovara usmeno i po porukama, dešavaju se tri stvari koje svi prepoznaju.

Zadatak bez vlasnika. Rečeno je „treba neko da", i to ostane nezavršeno jer se odnosilo na sve i ni na koga.

Rok koji niko ne pamti. Dogovoreno je „do kraja nedelje", a nedelja se u međuvremenu pomerila.

Ponovno objašnjavanje. Isti zadatak se objasni tri puta jer prvi put nije nigde zapisan.

Zadatak sa imenom i datumom rešava sva tri. To nije metodologija nego jedna navika koja se isplati u prvoj nedelji.

Veza sa ostatkom sistema

Planer nije ostrvo. Razgovor o zadatku može da se nastavi u chatu, postupak koji se ponavlja da se zapiše u wiki, a veći posao sa fazama da preraste u projekat.

Rokovi se vide u kalendaru, pored sastanaka, smena i odsustava — pa se planiranje radi sa punom slikom, a ne po delovima.

Sve to koristi iste dozvole i isti nalog, bez još jedne pretplate za „samo zadatke".

Kako se navika uhvati

Alati za zadatke najčešće propadaju iz istog razloga: uvedu se sa deset polja po zadatku, pa niko ne unosi ništa.

Ono što se u praksi drži je minimum. Zadatak ima šta, ko i do kada — i to je dovoljno da prestane da bude usmeni dogovor.

Dve navike koje pomažu:

• jedan pregled dnevno, ujutru, umesto stalne provere,
• rok se pomeri, ne obriše — pomeren rok je podatak, obrisan zadatak je izgubljena informacija.

Kada tim to prihvati, sedmični dogovor se svede na prolazak kroz listu umesto na prisećanje šta je sve bilo obećano.