Zahtev i odobravanje
Zaposleni podnosi zahtev iz svog naloga: bira tip odsustva (godišnji odmor, bolovanje, slobodni dani) i period. Zahtev dobija status na čekanju.
Menadžer ga odobrava ili odbija, a kod odbijanja unosi razlog. Podnosilac dobija obaveštenje u oba slučaja, pa nema faze „pitaću ga kad ga vidim".
Duže bolovanje traži napomenu i prilog lekarske potvrde, koji ostaje uz zaposlenog kao dokument.
Odsustva u kalendaru tima
Odobreno odsustvo se prikazuje u timskom kalendaru. To je jedina stvar koja stvarno sprečava dvostruko planiranje: onaj ko pravi raspored smena vidi ko je odsutan pre nego što dodeli smenu.
Isti prikaz koriste i menadžeri kada odlučuju o novom zahtevu — vidi se ko je već odsutan u tom periodu.
Stanje dana godišnjeg odmora
Broj dana godišnjeg odmora dolazi iz ugovora zaposlenog, gde je podrazumevano dvadeset i menja se po ugovoru.
Kada zaposleni potroši sve dane, sistem upozorava ali ne blokira zahtev — jer u praksi postoje dogovori koji izlaze iz standardnog okvira. Dodatni dani se u obračunu zarada označavaju kao neplaćeni, pa odluka ostaje kod vas, a evidencija je tačna.
Ko šta vidi
Zaposleni sa sopstvenim pristupom ima samo HR samouslugu: svoje odsustvo, svoje smene, svoju platu. Ne vidi tuđe podatke.
Dokumenta zaposlenih — ugovori, potvrde, lekarski nalazi — privatna su i vide ih samo zaposleni i menadžeri sa HR dozvolom. Dokument sa datumom važenja pravi upozorenje 30 dana pre isteka.
Zašto se odsustva vode formalno
U firmi od pet ljudi dogovor „idem sledeće nedelje" deluje dovoljno. Problem nastaje kasnije, i uvek na istim mestima.
Koliko je dana ostalo. Bez evidencije se broji unazad po sećanju, a sećanje zaposlenog i poslodavca se retko poklapaju.
Ko je odobrio. Kada dvoje odsustvuju u isto vreme, pitanje ko je i kada odobrio postaje neprijatno. Zahtev sa statusom i vremenom to rešava unapred.
Obračun plate. Bolovanje i neplaćeni dani ulaze u mesečni obračun. Ako nisu evidentirani, obračun je pogrešan i ispravlja se posle isplate.
Evidencija tu nije birokratija nego jedini način da tri gore navedena pitanja imaju isti odgovor za obe strane.
Tok u praksi
Zaposleni podnese zahtev iz svog naloga i period je odmah vidljiv kao „na čekanju".
Menadžer u kalendaru vidi ko je već odsutan u tom periodu, pa odlučuje sa podacima ispred sebe, a ne po sećanju. Odobrenje ili odbijanje sa razlogom stiže podnosiocu kao obaveštenje.
Odobreno odsustvo ulazi u timski kalendar, gde ga vidi i onaj ko pravi raspored smena.
Na kraju meseca odsustva su već tu kao ulaz u obračun — ne skupljaju se posebno i ne pamte se napamet.