Šta vam je potrebno
Tri stvari, i sve tri su jednokratne:
- Čitač pametnih kartica — USB uređaj, cena reda veličine hiljadu dinara.
- Lična karta sa čipom na kojoj je upisan potpisni sertifikat. Ovo je najčešća prepreka: nova lična karta po pravilu nema potpisni sertifikat. Dobija se besplatno, na zahtev, u MUP-u, i posao je od nekoliko minuta na šalteru.
- Besplatna NexU aplikacija — ista koju koristite za APR.
Potpisivanje radi sa Windows računara. macOS i telefoni za sada nisu podržani, pa ako radite na Mac-u, potpis obavite sa bilo kog Windows računara u firmi.
Podešavanje koje se radi jednom
Pri prvom povezivanju kartice bira se način pristupa. Ovde je zamka koja zna da pojede pola sata: mora se izabrati PKCS#11, ne MSCAPI — MSCAPI ne vidi potpisni sertifikat.
Na kartici postoje dva sertifikata: jedan za prijavu i jedan za potpisivanje. Za potpis se bira onaj za potpisivanje.
Vodite računa o PIN-u: tri pogrešna unosa blokiraju karticu, a deblokada se radi lično u MUP-u.
U aplikaciji se potpisivanje uključuje u Podešavanja → Elektronsko potpisivanje, gde se bira provajder „lična karta i čitač".
Potpisivanje dokumenta
Iz dokumenta u radnom prostoru biraju se dve mogućnosti: potpisujete sami, ili šaljete dokument drugim potpisnicima.
Klikom na potpisivanje ličnom kartom pokreće se NexU, birate sertifikat, unosite PIN i dokument dobija potpis.
Potpisani dokument ostaje u sistemu zajedno sa ostalim fajlovima firme, pa se ne traži po mejlovima kada zatreba.
Pravna snaga i provera
Potpis nastao ovim putem nosi sertifikat sertifikacionog tela MUP-a i predstavlja kvalifikovani elektronski potpis. Po Zakonu o elektronskom dokumentu ima istu pravnu snagu kao svojeručni potpis, i priznat je na nivou Evropske unije po eIDAS okviru — punovažan za ugovore, fakture i sudske postupke.
Potpis se proverava u Adobe Acrobat Reader-u, u panelu potpisa. Ako Reader prikaže da je validnost nepoznata, to najčešće znači samo da taj računar nema instaliran koreni sertifikat MUP-a — potpis je i dalje validan.
Šta se najčešće potpisuje
U maloj firmi potpis je potreban ređe nego što se misli, ali kada zatreba, obično je hitno.
Najčešći slučajevi:
- ugovori sa klijentima i dobavljačima, umesto slanja poštom u dva primerka,
- aneksi ugovora o radu i potvrde za zaposlene,
- dokumenti za banku, javne pozive i tendere, gde se elektronski potpis traži izričito,
- interni akti koje potpisuje odgovorno lice.
Dokument se potpisuje tamo gde već stoji — u dokumentima firme — pa potpisana verzija ostaje uz original, sa istorijom verzija.
Kada dokument potpisuje više ljudi
Pored potpisivanja u svoje ime, dokument se može poslati drugim potpisnicima. Svaki od njih potpisuje svojom ličnom kartom, pa dokument nosi sve potpise.
To zamenjuje uobičajeni tok u kome ugovor kruži mejlom, svako ga odštampa, potpiše i skenira, a na kraju niko nije siguran koja je verzija konačna.
Pošto potpisivanje traži čitač i ličnu kartu, dobro je unapred proveriti da svi potpisnici imaju opremu i potpisni sertifikat. To je jednokratna priprema koja se posle ne ponavlja.