Kako izgleda potpis kod kupca
Iz dokumenata izaberete PDF, upišete ime i mejl kupca (ili ga izaberete iz šifarnika) i pošaljete. Dalje ide bez vas:
- Kupac dobija mejl „Dokument za potpis" sa dugmetom Pregledaj i potpiši.
- Otvara dokument u pregledaču — na telefonu ili računaru, bez naloga i bez instaliranja bilo čega.
- Traži kod, koji stiže na istu mejl adresu, upisuje ga zajedno sa imenom i potvrđuje saglasnost.
- Kad svi potpišu, potpisan PDF stiže mejlom svima — kupcu, vama i onima koje ste stavili u kopiju (npr. knjigovođi).
Mejlovi i stranica za potpis mogu biti na srpskom ili engleskom, pa isto radi i sa stranim partnerima.
Ponuda na potpis: iz ponude jednim klikom — kupac potpiše, a ponuda se sama označi kao prihvaćena.
Zapisnik o potpisivanju i pečat
Na kraj potpisanog dokumenta dodaje se strana Zapisnik o potpisivanju: ko je potpisao i sa koje adrese, kada je potvrđen kod, sa koje IP adrese i uređaja, i SHA-256 otisak originala.
Ceo dokument se zatim zatvara elektronskim pečatom platforme sa vremenskim žigom. Svaka kasnija izmena fajla narušava pečat, pa se lako dokazuje da je potpisano baš ono što je poslato.
Dok je dokument na potpisu, fajl je zaključan za izmene.
Više potpisnika, redosled i podsetnici
Dokument može da potpiše više ljudi — kupci, partneri i članovi vaše firme zajedno.
- Redom ili svi odjednom. Kad je redosled bitan (npr. prvo kupac, pa direktor), sledeći potpisnik dobija poziv tek kad prethodni potpiše.
- Podsetnici. Ko ne potpiše, dobija podsetnik na svakih nekoliko dana i još jedan dan pre isteka roka.
- Pogrešan mejl nije problem. Adresa se ispravlja dok je zahtev u toku — stari link prestaje da važi, a poziv ide na ispravnu adresu. Poziv se može i ponovo poslati.
To zamenjuje uobičajeni tok u kome ugovor kruži mejlom, svako ga odštampa, potpiše i skenira, a na kraju niko nije siguran koja je verzija konačna.
Šta se najčešće potpisuje
U maloj firmi potpis je potreban ređe nego što se misli, ali kada zatreba, obično je hitno.
Najčešći slučajevi:
- ugovori i ponude sa kupcima, umesto slanja poštom u dva primerka,
- ugovori o poverljivosti (NDA) sa partnerima i saradnicima,
- aneksi ugovora o radu, saglasnosti i potvrde za zaposlene,
- dokumenti za banku, javne pozive i tendere, gde se kvalifikovani potpis traži izričito.
Dokument se potpisuje tamo gde već stoji — u dokumentima firme — pa potpisana verzija ostaje uz original.
Prost ili kvalifikovani potpis
Pri svakom slanju birate vrstu potpisa:
- Prost e-potpis (kod na mejl) — za svakoga, bez opreme. Dobar dokaz saglasnosti za većinu poslovnih dokumenata: ponude, ugovore sa kupcima, NDA, saglasnosti, HR papire.
- Kvalifikovani e-potpis ličnom kartom — potpis sa sertifikatom MUP-a koji po Zakonu o elektronskom dokumentu ima istu pravnu snagu kao svojeručni i priznat je u EU po eIDAS okviru. Koristite ga gde zakon ili druga strana izričito traže kvalifikovani potpis.
Kvalifikovani potpis: šta vam je potrebno
Tri stvari, i sve tri su jednokratne:
- Čitač pametnih kartica — USB uređaj, cena reda veličine hiljadu dinara.
- Lična karta sa čipom na kojoj je upisan potpisni sertifikat. Ovo je najčešća prepreka: nova lična karta po pravilu nema potpisni sertifikat. Dobija se besplatno, na zahtev, u MUP-u, i posao je od nekoliko minuta na šalteru.
- Besplatna NexU aplikacija — ista koju koristite za APR.
Kvalifikovani potpis radi sa Windows računara i potpisuju ga članovi vaše firme. macOS i telefoni za sada nisu podržani, pa ako radite na Mac-u, potpis obavite sa bilo kog Windows računara u firmi.
Podešavanje koje se radi jednom
Prost potpis ne traži nikakvo podešavanje. Za kvalifikovani, pri prvom povezivanju kartice bira se način pristupa. Ovde je zamka koja zna da pojede pola sata: mora se izabrati PKCS#11, ne MSCAPI — MSCAPI ne vidi potpisni sertifikat.
Na kartici postoje dva sertifikata: jedan za prijavu i jedan za potpisivanje. Za potpis se bira onaj za potpisivanje.
Vodite računa o PIN-u: tri pogrešna unosa blokiraju karticu, a deblokada se radi lično u MUP-u.
U aplikaciji se kvalifikovani potpis uključuje u Podešavanja → Elektronsko potpisivanje, gde se bira provajder „lična karta i čitač".
Provera potpisa
Oba potpisa se proveravaju u Adobe Acrobat Reader-u, u panelu potpisa.
Kod kvalifikovanog potpisa, ako Reader prikaže da je validnost nepoznata, to najčešće znači samo da taj računar nema instaliran koreni sertifikat MUP-a — potpis je i dalje validan.
Kod prostog potpisa Reader prikazuje pečat platforme kao „identitet nepoznat", jer to nije sertifikat sa državne liste. To je očekivano; bitno je da Reader ne prijavljuje izmenu dokumenta, a detalji potpisnika su na strani sa zapisnikom.