Office editor u pregledaču
Dokumenti se otvaraju i uređuju direktno u pregledaču, bez instalacije. Podržani su standardni formati: .docx, .xlsx i .pptx, pa dokument otvoren kod vas izgleda isto i kod klijenta.
Novi dokument se pravi iz aplikacije i odmah čuva na svom mestu u fasciklama firme. Nema koraka „sačuvaj na desktop pa otpremi", koji je najčešći razlog zašto negde postoje tri verzije istog ugovora.
Editor je uključen u plaćene planove — nije posebna licenca po korisniku.
Verzije i istorija
Svako čuvanje ostavlja verziju. Vraćanje na prethodnu je jedan klik, pa ispravka greške ne zavisi od toga da li je neko napravio kopiju pre izmene.
Uz to postoji i evidencija ko je i kada menjao dokument. Kod ugovora i ponuda to je češće potrebno nego što se očekuje.
Deljenje unutar tima i sa strane
Dokument se deli sa pojedinim korisnicima ili sa celim timom, po dozvolama koje već postoje u firmi.
Za spoljnog saradnika koji nema nalog pravi se link za deljenje, po potrebi sa rokom važenja. Fajlovi su inače dostupni samo unutar vašeg prostora.
Fascikle se prave slobodno — u praksi se najbolje pokazuje struktura po godini i vrsti dokumenta, na primer fakture po godinama i ugovori po tipu.
Svaki otpremljeni fajl se automatski skenira antivirusom pre nego što postane dostupan timu.
Potpisivanje i prostor
Ugovor iz dokumenata može se odmah potpisati ličnom kartom, bez štampanja i skeniranja. Potpisan dokument ostaje na istom mestu.
Prostor za fajlove zavisi od plana i vidi se u podešavanjima. Kada se kvota potroši, otpremanje novih fajlova se zaustavlja dok se ne oslobodi prostor ili proširi paket.
Jednu stvar vredi znati unapred: brisanje je trajno, nema korpe za otpatke. Zato je bolje arhivirati u posebnu fasciklu nego brisati.
Šta ovde ima smisla držati
Ne treba sve preseliti odjednom. Najveću korist daju dokumenti koji se traže pod pritiskom:
- ugovori sa klijentima i dobavljačima, sa potpisom na istom mestu,
- ponude i specifikacije koje se dorađuju u više navrata,
- kadrovska dokumenta, koja su ionako privatna i vezana za zaposlenog,
- evidencije i tabele koje više ljudi menja.
Ono što ne treba držati ovde: fakture i otpremnice, jer one nastaju u svojim modulima i tamo imaju broj, status i vezu sa uplatom. Dokument koji sistem pravi ne treba čuvati i kao fajl.
Kako zadržati red
Struktura koja preživi godinu dana obično izgleda ovako: prvi nivo po vrsti (ugovori, ponude, kadrovi, arhiva), drugi po godini ili klijentu.
Pošto postoji istorija verzija, u nazivu fajla ne treba datum ni oznaka verzije. Ime dokumenta ostaje isto, a promene se vide u istoriji — time nestaje najveći izvor nereda.
Pristup se dodeljuje po dozvolama koje već postoje u firmi. Kada neko izgubi pristup sistemu, izgubio ga je i nad fajlovima — što nije slučaj kada dokumenti stoje na privatnom nalogu nekog servisa za deljenje.