Dosije zaposlenog i ugovor
Zaposleni se unosi jednom: lični podaci, pozicija, odeljenje i datum zaposlenja. Za strane državljane postoji prekidač koji menja identifikacioni podatak.
Na kartici zaposlenog stoji ugovor: tip (na neodređeno, na određeno, honorarno, studentski), bruto mesečna zarada, datum početka, nedeljni fond sati i broj dana godišnjeg odmora. Ugovor je ono što povlači zaposlenog u obračun — ako nekog nema u obračunu, prvo se gleda da li ima važeći ugovor za taj period.
Dokumenti se čuvaju uz zaposlenog: ugovor, aneksi, potvrde. Dokument sa datumom važenja pravi upozorenje 30 dana pre isteka. Ti fajlovi su privatni — vide ih zaposleni i menadžeri sa HR dozvolom, ne ceo tim.
Zaposleni može da dobije i sopstveni pristup, ograničen na HR samouslugu: svoje plate, svoja odsustva, svoje smene.
Mesečni obračun korak po korak
Obračun se otvara za period i generiše po jedan red za svakog aktivnog zaposlenog. Sistem računa neto, porez i doprinose iz bruto iznosa.
Pre zaključivanja svaki red se može dorađivati: bruto, sati, prekovremeni rad, bolovanje, dodaci i odbici. Kada je sve provereno, period se zaključava.
Ovde je važno reći nešto što marketing obično prećuti. KoloConnect je pomoć pri obračunu, a ne zamena za knjigovođu. Stope poreza i doprinosa se menjaju i podešavaju se u aplikaciji; mi nismo sertifikovani za zakonsku tačnost obračuna. Obračun pre isplate dajte knjigovođi na kontrolu — tako se koristi i tako je zamišljen.
Platni listići i izvoz za knjigovođu
Iz zaključenog obračuna nastaju dve stvari.
Platni listići — po jedna PDF stranica za svakog zaposlenog. Šalju se mejlom svima odjednom ili se preuzimaju kao ZIP.
Excel izvoz sa kolonama za ime, identifikacioni broj, bruto, neto, porez, doprinose, sate i prekovremene. Format prati ono što knjigovođa i inače traži, pa nema prekucavanja iz vaše tabele u njegovu.
Poresku prijavu podnosi knjigovođa. Aplikacija ne šalje ništa Poreskoj upravi u vezi sa zaradama.
Sati i odsustva kao ulaz u obračun
Podaci koji ulaze u obračun ne moraju da se skupljaju posebno.
- Odsustva — zahtevi za godišnji odmor, bolovanje i slobodne dane idu kroz odobravanje, sa obaveštenjem podnosiocu. Videti Odsustva i godišnji odmor.
- Smene — nedeljni raspored se pravi prevlačenjem i objavljuje zaposlenima. Sistem upozorava kada nekome planirate više od punog nedeljnog fonda. Videti Planiranje smena.
Kada zaposleni potroši sve dane godišnjeg, sistem upozorava ali ne blokira — dodatni dani se u obračunu označe kao neplaćeni.
Kako izgleda mesec
Tokom meseca ne radi se ništa posebno: zahtevi za odsustvo se odobravaju kada stignu, raspored smena se objavljuje nedeljno.
Na kraju meseca otvorite obračun za period. Redovi se generišu sami, po jedan za svakog aktivnog zaposlenog. Prođete kroz njih i doterate ono što odstupa — prekovremeni sati, bolovanje, dodatak ili odbitak.
Zatim zaključite period, pošaljete listiće i izvezete Excel za knjigovođu. Ceo posao je pregled i potvrda, a ne pravljenje tabele iz početka.
Ako neko nedostaje u obračunu, prvo mesto za proveru je ugovor: datum početka i datum isteka moraju da pokrivaju taj period.
Ko šta vidi
Zarade su najosetljiviji podatak u firmi, pa je pristup uzak po pravilu, ne po dogovoru.
Zaposleni sa samouslužnim pristupom vidi samo svoje: svoj listić, svoja odsustva, svoje smene. Ne vidi tuđe plate niti kadrovska dokumenta drugih.
Obračun i dokumenta zaposlenih dostupni su vlasniku i menadžerima sa HR dozvolom. Knjigovođa sa svojim nalogom radi finansijski deo, a kadrovska dokumenta mu se ne otvaraju automatski.
Svaka izmena ostaje u revizorskom dnevniku, što je korisno kada se posle isplate traži odakle je došao neki iznos.