Jedan nalog, sve firme koje vodite
Vlasnik firme vas poziva posebnim dugmetom Pozovi knjigovođu, uz saglasnost o obradi podataka. Vi prihvatite pozivnicu sa svog mejla i firma se pojavi u vašoj listi.
Između klijenata se prebacujete klikom, bez ponovne prijave i bez posebne lozinke po firmi. Nema deljenja pristupa vlasnika, što je i praktično i ispravno.
Za rad u KoloConnect-u ne morate imati sopstvenu firmu u sistemu — partnerski nalog i pristup klijentima rade i bez toga.
Šta vidite i šta smete
Uloga knjigovođe otvara finansijski deo klijentove firme:
- izlazne fakture i knjižna odobrenja,
- ulazne (nabavne) fakture,
- KPR i EPP sa SEF inboxom,
- banku i izvode,
- mesečni izvoz za knjiženje.
Ono što ne dobijate automatski jeste pravo da šaljete fakture na SEF u ime klijenta — to vlasnik uključuje izričito, i može da povuče. Namerno je tako: slanje na SEF je pravno obavezujuća radnja.
Vaše mesto ne ulazi u broj naplaćenih korisnika kod klijenta. To nije akcija nego način na koji je naplata napravljena: nalog sa ulogom knjigovođe je nenaplativ po dizajnu.
Mesečni paket umesto foldera sa PDF-ovima
Umesto da skupljate dokumente iz mejla i Vibera, preuzimate jedan paket za izabrani period.
XLSX sadrži listove: KIR sa izlaznim fakturama, KPR sa ulaznim fakturama i podacima o obrnutom obračunu, pregled PDV-a po poljima i uputstvo za uvoz. Kod klijenata koji koriste kasu tu je i list sa fiskalnim računima.
ZIP sa UBL XML fakturama je alternativa za programe koji uvoze SEF format — najpreciznije za Pantheon. Sadrži izlazne fakture iz perioda i prateći popis; ulazne nisu unutra jer ih ionako imate u svom SEF inboxu.
Jedna napomena koju vredi reći naglas: pregled PDV-a u paketu nije poreski obrazac. To je materijal za proveru prema prijavi koju vi pripremate.
Šta se menja kod klijenta
Najveći deo posla knjigovođe nije knjiženje nego doterivanje tuđe evidencije. Ako klijent radi u KoloConnect-u, do vas stiže sređeno:
- faktura je izdata sa ispravnim podacima kupca iz šifarnika, sa numeracijom koja se ne prekida,
- ulazna faktura je prihvaćena ili odbijena u SEF inboxu, sa razlogom,
- uplata je uparena sa fakturom po pozivu na broj,
- otpremnica i zalihe prate isti promet.
Uz to, klijent ima fiskalnu kasu i e-Otpremnicu u istoj ceni, pa ne kupuje treći program koji vi posle morate da uklapate.
Partnerski program
Ako klijentima preporučujete KoloConnect, možete zatražiti partnerski CODE. Za svaku firmu koja se pretplati dobijate 50% mesečne cene paketa, jednokratno, za mesta koja klijent ima pri prvoj uplati, najviše petnaest. Na Pro planu to je 495 dinara po mestu, odnosno najviše 7.425 dinara po firmi. Klijent pritom dobija 10% popusta na prvu mesečnu uplatu.
Provizija se isplaćuje 30 dana posle uplate klijenta, bez minimalnog iznosa. Detalji i uputstvo sa slikama su na stranici partnerskog programa i u uputstvu za knjigovođe.
Kako izgleda uvođenje klijenta
Uvođenje ne traži projekat ni obuku. Klijent otvori nalog, unese podatke firme i pozove vas dugmetom za poziv knjigovođe. Vi prihvatite pozivnicu i firma je u vašoj listi.
Ono što se u praksi isplati uraditi odmah, tim redom:
- Šifarnik kupaca i dobavljača — tačni poreski i matični brojevi, jer o njima zavisi prolaz e-fakture kroz SEF.
- Katalog artikala i usluga sa stopama PDV-a, da se stope ne biraju ručno po fakturi.
- Bankovni račun, da poziv na broj i podaci za plaćanje idu na fakturu.
- SEF ključ, prvo u probnom okruženju pa u produkciji.
Posle toga klijent radi sam, a vi vidite rezultat. Većina pitanja koja inače dolaze telefonom — „koji je broj fakture", „da li je plaćeno", „gde je onaj račun" — prestaje da postoji jer je odgovor na ekranu.
Kontrola, dozvole i odgovornost
Pristup je vezan za ulogu, a ne za deljenje tuđe lozinke. Uloga knjigovođe otvara finansije, ne i ceo sistem: kadrovska dokumenta, interna komunikacija i fajlovi tima nisu deo tog pristupa osim ako se izričito dodele.
Svaka izmena ostaje u revizorskom dnevniku — ko je i kada šta promenio. To štiti obe strane kada se traži greška unazad.
Odgovornost ostaje podeljena kako i treba: aplikacija priprema evidencije i izvoz, a poresku prijavu sastavljate i podnosite vi. Obračun zarada je posebno označen kao materijal za kontrolu pre isplate — stope se menjaju i mi ne tvrdimo zakonsku tačnost umesto vas.