e-Otpremnica bez papira: napravite, validirajte i pošaljite iz istog sistema kao fakturu

Šta je e-Otpremnica i čemu služi

Sistem je po logici sličan SEF-u, samo što SEF prati novčani tok, a e-Otpremnica fizičko kretanje robe. Dokument se šalje portalu Ministarstva finansija i tamo dobija svoj broj i potvrdu.

Praktična posledica koju treba znati unapred: vozač sme da krene tek pošto stigne potvrda. Potvrda obično dođe za manje od minuta, ali to znači da otpremnicu ne pravite u trenutku kad kamion već stoji upaljen.

Rokovi obaveznosti se razlikuju po vrsti robe i menjali su se. Proverite šta važi za vašu delatnost na zvaničnom portalu ili sa svojim knjigovođom — mi ovde namerno ne tvrdimo datum umesto vas.

Tok: otpremnica, faktura, zalihe

U KoloConnect-u otpremnica nije poseban unos. Nastaje iz prodajnog naloga ili se pravi direktno, a stavke i količine se prenose bez prekucavanja.

Jedan promet tako povezuje tri stvari:

1. Otpremnica — dokument koji ide u sistem Ministarstva finansija i prati robu.
2. Faktura — isti promet u novcu, sa slanjem na SEF.
3. Zalihe — potvrđena otpremnica razdužuje magacin iz koga je roba izašla.

Zbog toga se ne dešava klasična greška da je roba otišla, a stanje u programu i dalje pokazuje da je ima.

Podešavanje i validacija pre slanja

Firma se prvo registruje za modul e-Otpremnice na portalu Ministarstva finansija i tamo generiše API ključ — poseban za test i za produkciju.

U aplikaciji se ključ unosi u Podešavanja → eOtpremnice, zajedno sa PIB-om i adresom pošiljaoca. Postoji i test režim koji šalje u sandbox, da prve pokušaje ne radite na pravim podacima.

Pre slanja postoji dugme Validiraj. Ono proverava format XML dokumenta i obavezna polja, pa greške vidite pre nego što ih vidi državni sistem. Najčešće zapinju:

• neispravan PIB ili matični broj primaoca,
• stavka bez jedinice mere,
• količina koja se ne slaže sa dokumentom.

Statusi i praćenje

Posle slanja dokument prolazi kroz Poslato i Čeka potvrdu, pa dobija Potvrđeno zajedno sa brojem iz sistema Ministarstva finansija.

Status se proverava automatski na svakih nekoliko minuta, a postoji i ručno osvežavanje. Otpremnice se pretražuju po broju iz državnog sistema, datumu i primaocu — korisno kad neko posle mesec dana pita gde je bio koji dokument.

Sve to radi na istom nalogu i istom šifarniku kao fakture i magacin, pa nema drugog programa koji treba držati otvorenim samo zbog otpremnica.

Priprema podataka se isplati unapred

Većina odbijenih dokumenata ne pada zbog sistema nego zbog podataka koji su godinama bili „dovoljno dobri" za internu upotrebu.

Tri stvari vredi srediti pre prvog slanja:

• Kupci — tačan poreski i matični broj. Šifarnik kupaca proverava format i prepoznaje duplikate, pa se isti kupac ne vodi dvaput sa različitim brojevima.
• Artikli — svaka stavka mora imati jedinicu mere. To je polje koje se u internim otpremnicama najčešće preskače.
• Podaci pošiljaoca — poreski broj i adresa se unose jednom u podešavanjima i idu na svaki dokument.

Kada je šifarnik sređen, otpremnica prolazi iz prve i ceo posao traje koliko i štampanje papira, samo bez štampača.

Šta se dešava paralelno

Za jedan promet obično idu tri stvari, i sve tri kreću iz istog dokumenta:

• e-Otpremnica ide sistemu Ministarstva finansija i prati robu,
• faktura ide kupcu i na SEF,
• zalihe se razdužuju u magacinu iz kog je roba izašla.

Ako se roba isporučuje po prodajnom nalogu, rezervacija napravljena pri potvrdi naloga se oslobađa u trenutku izdavanja otpremnice — pa raspoloživa količina odmah odgovara stvarnom stanju.

Za knjigovođu sve to ostaje povezano: dokument, faktura i uplata pripadaju istom prometu, pa se na kraju meseca ne traži šta je uz šta išlo.

Kako izgleda u praksi

1. 1
   Registrujte firmu. Na portalu Ministarstva finansija uključite modul e-Otpremnice i generišite API ključ.
2. 2
   Unesite ključ. Podešavanja → eOtpremnice: API ključ, PIB i adresa pošiljaoca. Test režim za probu.
3. 3
   Napravite otpremnicu. Iz prodajnog naloga ili direktno — stavke i količine se prenose bez prekucavanja.
4. 4
   Validirajte pa pošaljite. Dugme Validiraj proverava obavezna polja pre nego što dokument ode u državni sistem.
5. 5
   Sačekajte potvrdu. Kad status pređe u Potvrđeno i stigne broj, roba sme da krene.