Kupac se unosi jednom
Kupac može biti pravno lice — naziv, PIB, matični broj i adresa — ili fizičko lice, sa imenom, matičnim brojem i adresom. Za inostrane obveznike postoji prekidač koji umesto PIB-a traži strani poreski broj.
Kontakt mejl i telefon nisu ukras: koriste se kasnije za slanje faktura i podsetnika.
Podaci uneti ovde automatski se popunjavaju na fakturama, ponudama i otpremnicama, pa se identifikacioni brojevi ne kucaju svaki put iznova — a to je mesto gde greška najviše boli, jer neispravan PIB obara e-fakturu na SEF-u.
Sistem prepoznaje duplikate po identifikacionom broju, pa se isti kupac ne zavodi dvaput pod dva imena.
Kartica kupca kao istorija odnosa
Na kartici kupca stoji hronološki pregled svega: ponude, prodajni nalozi, fakture, otpremnice.
To je najkorisnije u dva trenutka. Prvi je kada kupac zove i pita „koliko smo se dogovorili prošli put" — odgovor je na ekranu, a ne u nečijem mejlu. Drugi je kada treba proceniti da li nekome i dalje isporučivati na odloženo.
Uz kupca se vidi i stanje naplate. Sve otvorene stavke po dospeću su u pregledu potraživanja, sa mogućnošću da se pošalje jedan podsetnik sa svim dospelim fakturama i PDF-ovima u prilogu.
Dobavljači po istom principu
Šifarnik dobavljača radi isto: naziv, identifikacioni brojevi, kontakt osoba, uobičajeno vreme isporuke i podrazumevani uslovi nabavke — valuta, rok plaćanja, minimalna količina.
Ti podaci se popunjavaju na nabavnim nalozima, a na kartici dobavljača stoje svi nalozi, prijemnice i troškovi vezani za njega.
Ko vidi podatke o klijentima
Pristup je vezan za ulogu i dozvole po modulu, sa nivoima čitanje, pisanje i administracija. Zaposleni sa HR ulogom vidi samo svoje podatke, ne i klijente.
Podaci žive u vašem prostoru, na serverima u Evropskoj uniji, i mogu se izvesti u svakom trenutku. Uz to ide i evidencija ko je šta menjao, korisna kada se ispravlja greška unazad.
Zašto se isplati srediti šifarnik
Kupci uneti kako-tako godinama prolaze bez posledica, a onda počne e-fakturisanje i sve stane.
Tri stvari koje najčešće zaustave dokument:
- pogrešan poreski broj — e-faktura se odbija na SEF-u, sa razlogom koji se vidi tek posle slanja,
- isti kupac zaveden dvaput — pola prometa ide na jednu karticu, pola na drugu, pa nijedan pregled nije tačan,
- nepotpuni kontakt podaci — faktura ne može da se pošalje mejlom, pa se šalje „privatno" i gubi trag.
Sređen šifarnik rešava sva tri odjednom, i to jednom, a ne po dokumentu.
Šta ovaj modul nije
Pošteno je reći i šta ne dobijate. Ovo nije prodajni levak sa fazama, prognozom prihoda i bodovanjem kontakata. Ako vodite prodajni tim od deset ljudi sa dugim ciklusom prodaje, verovatno vam treba namenski alat.
Za malu firmu koja izdaje fakture, prati naplatu i želi da zna istoriju rada sa klijentom, ovaj obim je uglavnom tačno ono što se koristi — a prednost je što stoji uz ponude, fakture i naplatu, umesto u odvojenom sistemu koji o njima ne zna ništa.