Kupac se unosi jednom
Kupac može biti pravno lice — naziv, PIB, matični broj i adresa — ili fizičko lice, sa imenom, matičnim brojem i adresom. Za inostrane obveznike postoji prekidač koji umesto PIB-a traži strani poreski broj.
Kontakt mejl i telefon nisu ukras: koriste se kasnije za slanje faktura i podsetnika.
Podaci uneti ovde automatski se popunjavaju na fakturama, ponudama i otpremnicama, pa se identifikacioni brojevi ne kucaju svaki put iznova — a to je mesto gde greška najviše boli, jer neispravan PIB obara e-fakturu na SEF-u.
Sistem prepoznaje duplikate po identifikacionom broju, pa se isti kupac ne zavodi dvaput pod dva imena.
Uslovi po kupcu: rok plaćanja i popust
Za svakog kupca možete zadati rok plaćanja u danima i podrazumevani popust. Kada se faktura izdaje bez ručno upisanog datuma dospeća, datum se računa iz roka tog kupca, pa stalni dogovor ne morate da pamtite.
Popust kupca se sam upisuje u stavke čim ga izaberete na ponudi, prodajnom nalogu, otpremnici, rezervaciji ili fakturi, a u formi stoji napomena da je primenjen. Za pojedinačnu stavku ga i dalje možete promeniti.
Uz kupca se čuva i kontakt osoba sa mejlom i telefonom, da se zna kome ide ponuda i koga zvati za naplatu.
Kartica kupca: stanje naplate
Na kartici kupca vide se njegove otvorene fakture i starost duga po dospeću — koliko duguje i koliko dugo.
To je najkorisnije kada treba proceniti da li nekome i dalje isporučivati na odloženo: odgovor je na ekranu, a ne u tabeli koju neko ažurira jednom mesečno.
Iz pregleda potraživanja kupcu se šalje jedan podsetnik sa svim dospelim fakturama i PDF-ovima u prilogu.
Dobavljači po istom principu
Šifarnik dobavljača radi isto: naziv, identifikacioni brojevi, kontakt osoba, uobičajeno vreme isporuke i podrazumevani uslovi nabavke — valuta, rok plaćanja, minimalna količina.
Ti podaci se popunjavaju na nabavnim nalozima, a na kartici dobavljača vide se otvorene obaveze prema njemu.
Ko vidi podatke o klijentima
Pristup je vezan za ulogu i dozvole po modulu, sa nivoima čitanje, pisanje i administracija. Zaposleni sa HR ulogom vidi samo svoje podatke, ne i klijente.
Podaci žive u vašem prostoru, na serverima u Evropskoj uniji, i mogu se izvesti u svakom trenutku. Uz to ide i evidencija ko je šta menjao, korisna kada se ispravlja greška unazad.
Zašto se isplati srediti šifarnik
Kupci uneti kako-tako godinama prolaze bez posledica, a onda počne e-fakturisanje i sve stane.
Tri stvari koje najčešće zaustave dokument:
- pogrešan poreski broj — e-faktura se odbija na SEF-u, sa razlogom koji se vidi tek posle slanja,
- isti kupac zaveden dvaput — pola prometa ide na jednu karticu, pola na drugu, pa nijedan pregled nije tačan,
- nepotpuni kontakt podaci — faktura ne može da se pošalje mejlom, pa se šalje „privatno" i gubi trag.
Sređen šifarnik rešava sva tri odjednom, i to jednom, a ne po dokumentu.
Kupci uz ponude, fakture i naplatu
Šifarnik kupaca nije odvojen sistem: isti kupac stoji na ponudama, fakturama i u naplati, pa se podaci ne prepisuju iz jednog alata u drugi.
Za malu firmu koja izdaje fakture i prati naplatu, to je obim koji se svakodnevno koristi.