Događaji i učesnici
Događaj ima naslov, vreme, lokaciju i učesnike. Pozivi stižu kao obaveštenja u aplikaciji, pa se ne oslanja na to da je neko video mejl.
Za sastanak koji se drži onlajn poziv se pokreće kao video poziv, bez instalacije i bez posebnog naloga.
Timski prikaz zauzetosti
Prelaskom na timski prikaz vidi se zauzetost svih članova. Termin se bira gledanjem, a ne razmenom poruka „kad možeš".
U tom prikazu se vide i odobrena odsustva, pa se sastanak ne zakaže na dan kada je pola tima na godišnjem.
Smene i rokovi u istom kalendaru
Kalendar povlači podatke iz ostalih modula:
- smene iz HR modula — zaposleni vide svoje, menadžeri mogu da menjaju raspored direktno iz kalendarskog prikaza (videti Planiranje smena),
- rokovi zadataka iz projekata i planera, uz promenu roka prevlačenjem,
- odsustva koja su odobrena (videti Odsustva i godišnji odmor).
Zbog toga kalendar nije još jedna lista koju treba održavati, nego pregled onoga što je već uneto na svom mestu.
Ko šta vidi
Vidljivost prati uloge u firmi. Zaposleni sa HR samouslugom vidi svoje smene i svoja odsustva, a ne ceo raspored firme.
Kalendar je deo istog radnog prostora kao dokumenti, fakture i chat, na infrastrukturi u Evropskoj uniji.
Zašto jedan kalendar, a ne tri
Većina firmi ima podeljenu sliku vremena: sastanci u ličnom kalendaru, smene u tabeli, odsustva u prepisci, rokovi u glavi.
Posledica je uvek ista — planira se sa nepotpunim podacima. Sastanak padne na dan kada je pola tima na godišnjem, rok se postavi za dan kada je odgovorna osoba u drugoj smeni, a to se otkrije prekasno.
Kada sve stoji na jednom mestu, sukob se vidi u trenutku planiranja, a ne dan pre. To je jedina stvarna korist zajedničkog kalendara; ostalo je kozmetika.
Kako se koristi u praksi
Nedeljni ritam koji se pokazao kao dovoljan:
- Ponedeljak — pregled nedelje u timskom prikazu: ko je odsutan, šta ima rok, gde su sastanci.
- Tokom nedelje — zadaci se dodaju sa rokom i sami se pojavljuju u kalendaru; rok se pomera prevlačenjem.
- Za smenski rad — raspored se objavi jednom nedeljno i vidi se u istom prikazu.
Sastanci koji se drže onlajn pokreću se kao video poziv direktno, bez slanja linka unapred.
Šta kalendar radi, a šta ne
Da ne bude pogrešnog očekivanja, vredi reći i granicu.
Kalendar je timski i interni: prikazuje događaje, smene, odsustva i rokove zadataka unutar firme, a pozivi stižu kao obaveštenja u aplikaciji.
Ono što nije: to nije zamena za lični kalendar sa telefona niti javna stranica za zakazivanje termina na kojoj klijent sam bira slobodan termin.
Za dogovore sa klijentima koji se ne rešavaju u kalendaru tu su chat i mejl iz same ponude ili fakture, gde termin ostaje uz dokument na koji se odnosi.