Kako knjigovođa vodi 20 klijenata iz jednog naloga

Najveći deo posla u knjigovodstvenoj agenciji nije knjiženje. To je skupljanje i doterivanje tuđe evidencije: traženje računa po mejlu, podsećanje klijenta da pošalje izvod, ispravljanje poreskog broja koji je pogrešno unet pre tri meseca.

Ovaj tekst opisuje drugačiju podelu posla — onu u kojoj klijent radi svoju operativu u sistemu, a vi vidite rezultat.

Problem: dokumenta stižu sa svih strana

Tipičan mesec izgleda ovako. Fakture stižu mejlom, deo preko Vibera, deo u fascikli koju klijent donese. Izvod se čeka. Neki računi se pojave tek u martu za januar.

Kada se sve to skupi, počinje pravi posao — usaglašavanje. Da li je ova faktura naplaćena? Da li je ovaj račun već proknjižen? Zašto se stanje ne slaže?

Vreme koje na to ode ne može da se naplati, jer klijent ne vidi da postoji. On je poslao dokumenta i smatra da je svoj deo završio.

Jedan nalog, sve firme

Ako klijent radi u sistemu, vi ne skupljate dokumenta — otvorite njegovu firmu i vidite ih.

Vlasnik vas poziva posebnim dugmetom za poziv knjigovođe, uz saglasnost o obradi podataka. Vi prihvatite pozivnicu sa svog mejla i firma se pojavi u vašoj listi.

Između klijenata se prebacujete klikom, bez ponovne prijave i bez posebne lozinke po firmi. Nema deljenja pristupa vlasnika, što je praktično i ispravno u isto vreme.

Za rad ne morate otvarati sopstvenu organizaciju u sistemu — pristup klijentima i partnerski program rade i bez nje. Partner u programu je, ipak, pravno lice ili preduzetnik: PIB i matični broj idu u zahtev za CODE.

Šta vidite i šta smete

Uloga knjigovođe otvara finansijski deo klijentove firme: izlazne fakture i knjižna odobrenja, ulazne fakture, evidencije PDV-a sa inboxom e-faktura, banku i izvode i mesečni izvoz za knjiženje.

Ono što ne dobijate automatski jeste pravo da šaljete fakture na SEF u ime klijenta. To vlasnik uključuje izričito i može da povuče — namerno, jer je slanje na SEF pravno obavezujuća radnja.

Kadrovska dokumenta, interna komunikacija i fajlovi tima nisu deo tog pristupa osim ako se izričito dodele. Svaka izmena ostaje u evidenciji, sa autorom i vremenom, što štiti obe strane kada se traži greška unazad.

Vaše mesto se ne naplaćuje. To nije akcija nego način na koji je naplata napravljena: nalog sa ulogom knjigovođe je nenaplativ i ne ulazi u broj naplaćenih korisnika kod klijenta.

Šta preuzimate na kraju meseca

Umesto skupljanja, jedan paket za izabrani period.

Tabela sa listovima za izdate i primljene račune, pregled PDV-a po poljima i uputstvo za uvoz — pripremljeno za Pantheon, Minimax i druge programe. Kod klijenata koji koriste kasu tu je i list sa fiskalnim računima.

Za programe koji uvoze strukturirani format postoji i arhiva sa izlaznim fakturama u obliku u kom idu na SEF. Ulazne nisu unutra jer ih ionako imate u svom inboxu.

Jedna napomena koju vredi reći naglas: pregled PDV-a u paketu nije poreski obrazac. To je materijal za proveru prema prijavi koju vi pripremate.

Šta se menja kod klijenta

Ovo je deo koji odlučuje da li se posao zaista smanjuje.

Kada klijent radi u sistemu, do vas stiže sređeno: faktura je izdata sa podacima kupca iz šifarnika i sa numeracijom koja se ne prekida, ulazna faktura je prihvaćena ili odbijena u inboxu sa razlogom, uplata je uparena sa fakturom po pozivu na broj, a otpremnica i zalihe prate isti promet.

Uz to, klijent u istoj ceni ima fiskalnu kasu za onlajn prodaju i e-Otpremnicu, pa ne kupuje treći program koji vi posle morate da uklapate.

Pitanja koja inače dolaze telefonom — koji je broj fakture, da li je plaćeno, gde je onaj račun — prestaju da postoje jer je odgovor na ekranu i klijentu i vama.

Uvođenje bez projekta

Uvođenje ne traži obuku ni migraciju. Klijent otvori nalog, unese podatke firme i pozove vas. Ono što se isplati uraditi odmah, tim redom:

1. Šifarnik kupaca i dobavljača — tačni poreski i matični brojevi, jer o njima zavisi prolaz e-fakture.
2. Katalog artikala i usluga sa poreskim stopama.
3. Bankovni račun, da poziv na broj i podaci za plaćanje idu na fakturu.
4. Pristupni ključ za SEF, prvo u probnom okruženju.

Posle toga klijent radi sam. Ako mu nešto zapne, help centar ima uputstva po modulima, a video uputstva pokrivaju najčešće tokove.

Partnerski program

Ako klijentima preporučujete KoloConnect, možete zatražiti partnerski CODE. Za svaku firmu koja se pretplati dobijate 50% mesečne cene paketa, jednokratno, za mesta koja klijent ima pri prvoj uplati, najviše petnaest. Na Pro planu to je 495 dinara po mestu, odnosno najviše 7.425 dinara po firmi. Klijent dobija 10% popusta na prvu mesečnu uplatu.

Provizija se isplaćuje 30 dana posle uplate klijenta, bez minimalnog iznosa. Uslovi i uputstvo sa slikama su na stranici partnerskog programa i u uputstvu za knjigovođe.

Šta ovo nije

Da ne bude nesporazuma: KoloConnect nije knjigovodstveni program i ne pokušava da zameni onaj u kome radite. Glavnu knjigu, bilanse i prijave i dalje radite u svom programu.

Ono što menja jeste ono što se dešava pre knjiženja. A to je, po iskustvu većine agencija, deo koji troši najviše vremena i najmanje se naplaćuje.

Detaljnije: softver za knjigovodstvene agencije. Ili pokrenite demo i pogledajte sami.