Banka i izvodi: uvezete izvod, uplate se same upare sa fakturama

Bankovni računi firme

Račun se dodaje u lokalnom obliku (265-1234567890123-12) ili kao IBAN — sistem sam prevodi jedan u drugi. Možete imati više računa i u više valuta.

Račun koji dodate prikazuje se kao sredstvo plaćanja na izlaznim fakturama, pa kupac dobija tačan broj bez ručnog dopisivanja.

Koji formati izvoda rade

Podržani su:

• camt.053 XML (ISO 20022) — preporučeno, izvozi se iz svakog ozbiljnijeg e-bankinga,
• domaći XML izvod koji izdaju banke u Srbiji,
• CSV, uključujući varijantu sa odvojenim kolonama duguje i potražuje,
• MT940.

Kodiranje fajla se prepoznaje samo, pa ni stari izvodi u windows-1250 ne prave problem sa dijakritikom.

Nema povezivanja na bankovni API — izvod izvezete iz e-bankinga i otpremite. To znači i da nijedan bankovni pristupni podatak ne unosite u KoloConnect.

Posle uvoza vidite koliko je transakcija uvezeno, koliko preskočeno kao duplikat i koliko je odmah povezano. Isti fajl ne može da uđe dvaput, a pojedinačne transakcije se prepoznaju po sadržaju.

Kako radi automatsko uparivanje

Uplata se povezuje sa fakturom automatski kada su ispunjena tri uslova odjednom:

1. poziv na broj (model 97) se poklapa sa tačno jednom otvorenom fakturom,
2. iznos u potpunosti zatvara tu fakturu,
3. valute su iste.

Sve ostalo namerno ne prolazi automatski, nego dobija predloge, rangirane po pozivu na broj, iznosu, platiocu i broju fakture ili ponude u opisu plaćanja. Predlog potvrđujete jednim klikom, a možete i umanjiti iznos ako je uplata delimična.

Postoji i pokretanje automatskog uparivanja nad svim nepovezanim uplatama, kao i AI predlog za pojedinačnu transakciju kada je opis plaćanja nejasan. Povezivanje se uvek može poništiti.

Odlivi i obaveze prema dobavljačima

Izvod nije samo priliv. Odlivi se povezuju sa nabavnim fakturama, a predlozi se rangiraju po iznosu i nazivu dobavljača. Kada se odliv poveže, obaveza prema tom dobavljaču se umanjuje.

Tako se dva pregleda drže tačnim bez posebnog rada: potraživanja po kupcu i dospeću, i obaveze po dobavljaču. Oba se izvoze u Excel.

Zašto je poziv na broj toliko važan

Automatsko uparivanje stoji i pada na pozivu na broj. Ako ga kupac ne upiše ili upiše pogrešno, uplata ne može da pogodi tačno jednu fakturu i ostaje na predlozima.

Dve navike smanjuju taj problem gotovo na nulu:

• poziv na broj se štampa na fakturi, zajedno sa brojem računa iz šifarnika, pa ga kupac ne izmišlja,
• IPS QR kod na fakturi nosi sve podatke za plaćanje, uključujući poziv na broj — kupac skenira i ne kuca ništa.

Kod uplata koje i dalje stignu bez poziva na broj pomažu ostali signali: iznos, naziv platioca i broj fakture ili ponude u opisu plaćanja. Predlozi se rangiraju upravo po tome.

Kako izgleda mesec dana

U praksi se ritam svede na kratku rutinu.

Jednom dnevno ili nedeljno uvezete izvod. Deo uplata se zatvori sam, ostalo potvrdite iz liste predloga — obično nekoliko klikova.

Zatim pogledate potraživanja: ko je prešao dospeće i koliko dugo. Odatle se šalje jedan podsetnik kupcu, sa svim dospelim fakturama i prilozima, uz evidenciju kada je poslednji put poslat.

Na kraju meseca ništa se ne usaglašava ručno: uplate su već vezane za fakture, pa mesečni paket za knjigovođu izlazi sa tačnim stanjem naplate.

Kako izgleda u praksi

1. 1
   Dodajte račun. Broj u lokalnom obliku ili IBAN; račun se odmah prikazuje na izlaznim fakturama.
2. 2
   Izvezite izvod. U e-bankingu potražite camt.053 ili ISO 20022; CSV i MT940 rade podjednako dobro.
3. 3
   Uvezite fajl. Duplikati se preskaču sami — isti izvod ne može da uđe dvaput.
4. 4
   Potvrdite predloge. Jasne uplate su već povezane; ostale potvrđujete klikom, uz mogućnost delimičnog iznosa.
5. 5
   Pratite stanje. Potraživanja i obaveze se osvežavaju same i izvoze u Excel.