Projekat kao okvir posla
Projekat ima naziv, opis, rok i odgovornu osobu, uz boju i ikonu radi lakšeg snalaženja kada ih ima više.
U maloj firmi projekat najčešće nije razvojni sprint nego konkretan posao: uređenje lokala za klijenta, isporuka veće porudžbine, priprema za sajam. Okvir je isti.
Troškovi se mogu vezati za projekat, pa se vidi koliko je posao stvarno koštao — o tome više na strani Nabavka i troškovi.
Zadaci, podzadaci i odgovornost
Zadatak nosi rok, prioritet i osobu kojoj je dodeljen. Ima podzadatke, komentare i priloge, pa se rasprava o poslu vodi uz sam posao, a ne u odvojenoj prepisci.
Najveća korist nije u tabli nego u tome što svaki zadatak ima jednog vlasnika i jedan rok. To je ono što nedostaje kada se posao dogovara usmeno.
Kanban i lista
Isti zadaci se gledaju na dva načina:
- kanban tabla sa kolonama kroz koje se zadatak prevlači, za dnevni pregled toka,
- lista sa filterima, za pitanja tipa „šta sve kasni" ili „šta je na meni ove nedelje".
Promena statusa prevlačenjem je dovoljna — ne traži se poseban unos.
Veza sa kalendarom i timom
Zadaci sa rokom se automatski pojavljuju u timskom kalendaru, pa se rokovi vide zajedno sa sastancima i odsustvima. Rok se menja i prevlačenjem u kalendaru.
Razgovor o zadatku može da se nastavi u chatu, a procedura koja se ponavlja da se zapiše u wiki umesto da se objašnjava svaki put.
Za lične i timske obaveze koje nisu deo projekta postoji planer zadataka.
Kada projekat ima smisla
Ne treba svaki posao pretvarati u projekat. Ima smisla kada su ispunjena bar dva uslova: posao traje duže od nekoliko dana, u njemu učestvuje više ljudi, i postoji rok koji nekome nešto znači.
Tipični primeri u maloj firmi:
- veća isporuka sa više faza — nabavka, priprema, montaža, primopredaja,
- uvođenje novog proizvoda ili usluge,
- priprema za sajam ili sezonu,
- interna promena koja se lako zaboravi, kao prelazak na nov način rada.
Za sve ostalo dovoljan je zadatak sa rokom i odgovornom osobom.
Šta ovde nećete naći
Vredi reći i granice, da ne bude iznenađenja.
Ovo nije alat za merenje utrošenog vremena po satnici niti za naplatu prema klijentu po utrošenim satima. Trošak se vezuje za projekat kroz nabavku i troškove, ali obračun po satu se ne radi ovde.
Nema ni složenih tokova odobravanja i automatizacija kakve traže veći razvojni timovi.
To je svesna razmena: manje podešavanja i manje održavanja, u zameni za funkcije koje mala firma retko koristi, a koje poskupljuju i komplikuju alat.