Kanali i direktne poruke
Razgovori se organizuju u kanale po projektu, timu ili temi, uz direktne poruke za pojedinačne razgovore. Fajlovi se dele u istom razgovoru, pa se ne traže po mejlu.
Chat je deo istog radnog prostora kao fakture, dokumenti i zadaci. To u praksi znači da se razgovor o nekom poslu vodi tamo gde su i dokumenta tog posla, a ne u aplikaciji koja o firmi ne zna ništa.
Kada neko napusti firmu, prepiska ostaje u sistemu. To je razlika koju vlasnici obično primete tek kada im zatreba.
Obaveštenja koja zaista stižu
Postoje dva sloja obaveštavanja. Prvi su push poruke na uređaj, koje se uključuju u podešavanjima i traže dozvolu u pregledaču. Drugi je zbirni mejl za poruke koje su ostale nepročitane duže od petnaest minuta, najviše jedan na sat — dovoljno da se ne propusti, a ne toliko da postane šum.
Na iPhone i iPad uređajima push radi tek kada se sajt doda na početni ekran, što je ograničenje samog sistema, a ne aplikacije.
Chat javlja i poslovne događaje u kanale koje odredite: kada je faktura plaćena ili kada nalog promeni status.
Poziv iz razgovora
Iz chata se pokreće video poziv bez instalacije i bez slanja linka — sagovornik je već u razgovoru. Za dogovor koji se ne rešava kucanjem to je jedan klik umesto zakazivanja sastanka.
Ko čemu ima pristup
Pristup kanalima prati uloge i dozvole u firmi. Zaposleni sa HR samouslugom ne dobija pristup poslovnim kanalima, a spoljni saradnik ne mora da vidi sve.
Podaci su u vašem prostoru na serverima u Evropskoj uniji i mogu se izvesti. To je ista politika koja važi za dokumenta i finansije, pa nemate jedan alat pod svojim uslovima i drugi pod tuđim.
Kako organizovati kanale
Struktura koja se u malim firmama najbolje pokazuje je jednostavna i vredi je postaviti odmah, dok je tim mali.
- Opšti kanal za objave koje se tiču svih.
- Kanal po odeljenju ili funkciji — prodaja, magacin, terenska ekipa.
- Kanal po većem poslu ili klijentu, koji se posle završetka arhivira.
- Direktne poruke za sve što je zaista lično.
Pravilo koje najviše pomaže: ono što se tiče konkretne fakture, zadatka ili dokumenta pripada uz taj objekat — komentar na zadatku ili napomena na dokumentu — a ne u kanal, gde se posle dva dana ne nađe.
Pretraga pokriva i chat i ostale module, i radi sa latinicom i sa ćirilicom.
Šta se promeni u praksi
Prva promena je da prepiska prestaje da bude privatna imovina. Kada neko ode iz firme, dogovori ostaju.
Druga je da razgovor ima kontekst. Poruka „pošalji mu ono" u Viberu je zagonetka; ista poruka u kanalu tog klijenta, pored njegovih faktura i dokumenata, nije.
Treća je da obaveštenja imaju meru: push za ono što je hitno, zbirni mejl za propušteno, i ništa između. Alat koji javlja sve postaje alat koji se isključi.
Za dogovor koji traje duže od tri poruke tu je video poziv iz istog razgovora, a za ono što treba da ostane zapisano — wiki.