Rukovalac. Rukovalac podataka za KoloConnect je privredno društvo Kolo Systems DOO, Radoja Domanovića 23A/22, 18103 Niš, Srbija (matični broj 22312014, PIB 115756910).
Ova Politika privatnosti opisuje kako KoloConnect — kojim upravlja Kolo Systems DOO (Niš, Srbija) — prikuplja i obrađuje lične podatke. Politika je usklađena sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti (Sl. glasnik RS 87/2018) i Opštom uredbom EU o zaštiti podataka (GDPR).
1. Rukovalac i kontakt
- Rukovalac: Kolo Systems DOO (matični broj 22312014, PIB 115756910)
- Adresa: Radoja Domanovića 23A/22, 18103 Niš, Srbija
- Opšti kontakt: info@koloconnect.com
- Privatnost / zaštita podataka: support@koloconnect.com
Lice za zaštitu podataka trenutno nije obavezno; adresu support@ prati tim zadužen za pitanja privatnosti.
2. Podaci koje prikupljamo
| Kategorija | Primeri | Izvor |
|---|---|---|
| Identifikacioni | Ime/prezime, e-pošta, telefon | Vi, pri registraciji |
| Autentifikacioni | Heš lozinke (Keycloak), TOTP tajna, vremena prijave | Tok prijave |
| Profil | Avatar, jezik, vremenska zona, preference | Vi, u profilu |
| Tehnički | IP adresa, user-agent, podaci o uređaju | Automatski |
| Poslovni / korisnički | Klijenti, fakture, projekti, fajlovi | Vi / vaš tim |
| Komunikacije | Poruke chata, metapodaci sastanaka | Vi, u proizvodu |
Javni chat asistent na sajtu
Na javnom sajtu je dostupan AI chat asistent. Razgovori (vaše poruke i odgovori asistenta) čuvaju se 90 dana radi unapređenja usluge i bezbednosti — uključujući mogućnost da naš tim pregleda transkripte radi poboljšanja odgovora — nakon čega se automatski brišu. IP adresa se ne čuva u izvornom obliku, već samo kao heš (pseudonimizovano), radi zaštite od zloupotrebe. Razgovori nisu povezani sa nalogom; molimo ne unosite lične podatke u chat. Obradu poruka obavlja naš podizvođač Anthropic (odeljak 5). Pravni osnov: legitimni interes (čl. 6(1)(f) GDPR).
3. Svrhe i pravni osnov (GDPR čl. 6)
| Svrha | Pravni osnov |
|---|---|
| Pružanje usluge na koju ste se prijavili | čl. 6(1)(b) — ugovor |
| Bezbednost naloga, prevencija zloupotreba | čl. 6(1)(f) — legitimni interes |
| Zakonsko čuvanje računovodstvene dokumentacije | čl. 6(1)(c) — pravna obaveza (RS) |
| Servisne e-poruke (nalog, naplata) | čl. 6(1)(b) — ugovor |
| Marketinške poruke | čl. 6(1)(a) — saglasnost (opt-in) |
4. Periodi čuvanja
| Podatak | Period čuvanja |
|---|---|
| Aktivan profil | Dok je nalog aktivan |
| Anonimizovan profil nakon brisanja | Trajno (nema više ličnih podataka) |
| Probni nalozi nakon isteka | Read-only 90 dana, zatim se brišu |
| Fakture i računovodstvena dokumentacija | 10 godina (Zakon o računovodstvu) |
| Logovi prijave kod provajdera identiteta (Keycloak) | Do 12 meseci |
| Registraciona IP adresa | 12 meseci (automatsko brisanje) |
| Stavke audit dnevnika | 24 meseca (automatsko brisanje) |
| IP i user-agent uz prihvat pravnih dokumenata | Dok postoji nalog (dokaz prihvata) |
| Rezervne kopije (backupi) | 30 dana rotacije |
| Poruke chata | Dok ih vi ili admin tima ne obrišete |
| Razgovori sa javnim chat asistentom na sajtu | 90 dana (automatsko brisanje) |
| Marketinške saglasnosti | Dok ne povučete saglasnost |
5. Primaoci i podizvođači
Ne prodajemo vaše lične podatke. Delimo ih samo sa podizvođačima sa liste /subprocessors:
- Hetzner Online GmbH (Nemačka / EU) — hostovanje servera i storage.
- Cloudflare, Inc. (SAD) — edge CDN, DDoS zaštita i Turnstile anti-bot. Prenos pokriven Standardnim ugovornim klauzulama EU i Cloudflare DPA.
- Resend (Plus Five Five, Inc.) (SAD) — slanje transakcionih i marketinških mejlova. Prenos po EU SCC.
- Anthropic, PBC (SAD) i OpenAI, L.L.C. (SAD) — AI obrada, samo za naloge koji koriste AI funkcije (Managed AI koristi Anthropic; OpenAI kada je izabran kao model). Prenos po EU SCC.
- KLIPY (Kikliko, Inc.) (SAD) — GIF pretraga u chatu. Preview mediji u GIF pickeru učitavaju se direktno sa KLIPY CDN-a, pa KLIPY prima vašu IP adresu i user-agent; pretrage idu preko naših servera pod pseudonimnim identifikatorom, a GIF-ovi koje pošaljete čuvaju se na našoj infrastrukturi.
- Self-hostovani Jitsi (audio/video), Keycloak (identitet) i Matrix/Synapse (chat) na našoj Hetzner infrastrukturi — bez eksternog obrađivača.
Kada koristite eFakture / eOtpremnice, podaci tih dokumenata se prenose državnom Sistemu eFaktura (SEF, Ministarstvo finansija) po vašem nalogu i na osnovu Zakona o elektronskom fakturisanju.
Podatke možemo otkriti i organima vlasti kada to zakon zahteva.
6. Međunarodni prenosi
Primarna obrada se vrši unutar Evropskog ekonomskog prostora (Hetzner data centri u Nemačkoj). Pojedini primaoci iz tačke 5 obrađuju ograničene podatke u SAD: Cloudflare (tehnički podaci zahteva), Resend (podaci o isporuci e-pošte), Anthropic i OpenAI (AI ulazi, samo kada se koriste AI funkcije) — ti prenosi su pokriveni Standardnim ugovornim klauzulama EU (čl. 46 GDPR). KLIPY prima ograničene tehničke podatke (IP adresa, user-agent) pri učitavanju GIF preview-a u chatu; taj prenos je neophodan za pružanje funkcije koju ste zatražili (čl. 49(1)(b) GDPR).
Za lica na koja se primenjuje ZZPL, prenosi u SAD se zasnivaju na odstupanju iz čl. 69 st. 1 ZZPL (prenos neophodan za izvršenje ugovora) dok se sa navedenim pružaocima ne zaključe standardne ugovorne klauzule koje je usvojio Poverenik.
7. Bezbednost
Primenjujemo industrijske tehničke i organizacione mere: TLS 1.3 u prenosu, šifrovane tajne i kredencijali (AES-256-GCM), kontrola pristupa zasnovana na ulogama, MFA za osoblje, izolacija podataka po tenantu, šifrovani backupi i dokumentovan plan reagovanja na incidente. Potvrđena povreda ličnih podataka prijavljuje se Povereniku u roku od 72 sata kada je to izvodljivo (čl. 33 GDPR, čl. 52 ZZPL); kada povreda može da proizvede visok rizik po vaša prava i slobode, bez nepotrebnog odlaganja obaveštavamo i pogođene korisnike (čl. 34 GDPR).
8. Vaša prava
Imate pravo na:
- Pristup podacima (čl. 15)
- Ispravku netačnih podataka (čl. 16)
- Brisanje ("pravo na zaborav", čl. 17) — dugme "Obriši nalog" u aplikaciji
- Ograničenje obrade (čl. 18)
- Prenosivost — JSON export putem dugmeta "Preuzmi moje podatke" (čl. 20)
- Prigovor na obradu po legitimnom interesu (čl. 21)
- Povlačenje saglasnosti u svakom trenutku (čl. 7(3))
- Pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti (poverenik.rs) ili vašem nadzornom organu u EU
Za ostvarivanje prava pišite na support@koloconnect.com sa adrese koja je registrovana u sistemu. Odgovaramo u roku od 30 dana.
9. Kolačići
Vidite Politiku kolačića za listu kolačića i sličnih tehnologija koje koristimo i kako njima da upravljate.
10. Izmene
Materijalne izmene ove politike najavljujemo najmanje 30 dana unapred putem e-pošte i u aplikaciji. Aktuelna verzija je uvek dostupna na /privacy.