Ponuda koja izgleda ozbiljno
Ponuda se pravi iz šifarnika kupaca i kataloga artikala. Unosite stavke, cene, popuste, rok važenja i uslove plaćanja, a PDV se računa po stopi svake stavke.
Šalje se kupcu mejlom direktno iz aplikacije, sa PDF-om u prilogu. Dokument nosi podatke firme i vaše zaglavlje, pa se ne pravi u Word-u „za svaki slučaj".
Status prati stvarni tok: nacrt, poslata, pa prihvaćena, odbijena ili istekla. Tako se u svakom trenutku vidi šta je otvoreno, a ne samo šta je poslato.
Prodajni nalog: potvrđena porudžbina
Kada kupac prihvati ponudu, iz nje nastaje prodajni nalog — potvrđena porudžbina sa rokom isporuke. Stavke i cene se prenose jedan na jedan.
Statusi naloga prate isporuku: nacrt, potvrđen, delimično isporučen, isporučen, zatvoren. Otkazani nalozi imaju svoj status, a svaka promena se beleži u revizorskom dnevniku.
Potvrđen nalog rezerviše zalihe, pa se ista roba ne obeća dvaput. Detaljnije o razlici fizičke i raspoložive zalihe na strani Magacin i zalihe.
Iz naloga u fakturu i otpremnicu
Iz prodajnog naloga se jednim klikom pravi:
- izlazna faktura, koja odmah može na SEF,
- otpremnica, koja razdužuje magacin i ide kao e-Otpremnica.
Originalna ponuda ostaje arhivirana i uvek dostupna, pa se posle šest meseci može videti šta je tačno bilo dogovoreno i po kojoj ceni.
Za robu koja se plaća odmah i izdaje krajnjem kupcu tu je fiskalna kasa.
Cenovnici i popusti
Artikal može imati više cena — standardnu, veleprodajnu, cenu za stalne kupce. Pri pravljenju ponude ili naloga sistem predlaže cenu na osnovu izabranog kupca i vrste dokumenta.
To uklanja najčešći izvor grešaka u prodaji: ručno pamćenje ko ima koji popust. Popust se i dalje može promeniti na pojedinačnoj stavci kada dogovor to traži.
Pregled onoga što je u toku
Najveća korist nije u pojedinačnom dokumentu nego u tome što se u svakom trenutku vidi stanje prodaje.
Statusi odgovaraju na tri pitanja koja se inače postavljaju usmeno:
- Šta je ponuđeno a nije odgovoreno — poslate ponude koje još nisu prihvaćene ni odbijene, sa rokom važenja.
- Šta je dogovoreno a nije isporučeno — potvrđeni i delimično isporučeni nalozi.
- Šta je isporučeno a nije naplaćeno — fakture u potraživanjima, po dospeću.
Ponuda koja istekne dobija svoj status sama, pa lista otvorenih stvari ne raste beskonačno.
Kako to izgleda u maloj firmi
Klijent traži cenu za deset artikala. Ponuda se napravi iz kataloga, cene se povuku prema tom kupcu, PDV se izračuna sam i dokument ode mejlom sa PDF-om — bez otvaranja Excel-a.
Klijent javi da uzima osam od deset stavki. Ponuda se pretvori u prodajni nalog, stavke se skrate i količine se rezervišu u magacinu, pa druga smena ne proda istu robu.
Roba kreće: iz naloga nastaje otpremnica, magacin se razdužuje, a dokument ide kao e-Otpremnica. Iz istog naloga se izda i faktura koja odlazi na SEF.
Ni u jednom koraku se stavke ne kucaju ponovo. To je cela poenta.