Nedeljni raspored koji se pravi prevlačenjem
Raspored se prikazuje po nedelji, sa zaposlenima u redovima i danima u kolonama. Smene su jutarnja, popodnevna, noćna i slobodan dan, a dodeljuju se prevlačenjem.
Kada je raspored gotov, objavljuje se — i tek tada zaposleni dobijaju mejl sa svojim smenama. Do objave možete slobodno da premeštate ljude bez toga da svako pomeranje neko dobije kao obaveštenje.
Menadžeri mogu da menjaju raspored i iz kalendarskog prikaza, gde se vidi zajedno sa ostalim događajima tima.
Upozorenje kada raspored pređe fond sati
Kada nekome planirate više od punog nedeljnog fonda, sistem to javi. Upozorenje ne blokira — ima situacija kada je prekovremeni rad namera — ali sprečava da se prekoračenje desi slučajno i primeti tek na obračunu.
Nedeljni fond dolazi iz ugovora zaposlenog, gde je podrazumevano 40 sati i menja se po ugovoru.
Veza sa odsustvima i platom
Smene ne stoje same za sebe:
- odsustva se vide u istom kalendaru, pa se ne desi da neko dobije smenu na dan odobrenog godišnjeg — videti Odsustva i godišnji odmor,
- sati i prekovremeni rad ulaze u mesečni obračun zarada, gde se pre zaključivanja pregledaju i po potrebi koriguju.
Zaposleni sa sopstvenim pristupom vidi samo svoje smene, ne i tuđe.
Ko sme da menja raspored
Pravljenje i objavljivanje rasporeda vezano je za HR dozvolu. Zaposleni bez te dozvole vidi raspored, ali ga ne menja.
Sve promene ostaju u evidenciji, pa se posle mesec dana može utvrditi ko je i kada pomerio smenu — što je češće pitanje nego što bi se očekivalo.
Zašto ovo ne radi u tabeli
Raspored u tabeli izgleda kao najjednostavnije rešenje dok se ne pojave tri stvari koje se uvek pojave.
Verzija. Tabela se pošalje u grupu, pa se promeni, pa neko radi po staroj. Ovde postoji jedan raspored i jedan trenutak objave.
Odsustva. U tabeli se ne vidi ko je na godišnjem, pa se smena dodeli osobi koja je odsutna. U kalendaru se odobreno odsustvo vidi odmah.
Sati. Iz tabele niko ne sabira nedeljni fond, pa se prekoračenje otkrije tek na obračunu plate. Ovde upozorenje stiže dok pravite raspored.
Uz to, tabela ne zna ko ju je menjao — a kod rasporeda je to pitanje koje se postavi bar jednom mesečno.
Za koga je ovo korisno
Najviše koristi imaju firme sa smenskim radom i promenljivim rasporedom: trgovine, ugostiteljstvo, servisi, magacini, obezbeđenje.
Ako svi rade isto radno vreme, raspored praktično ne treba — ali odsustva i obračun zarada i dalje rade i bez njega.
Kada smene postoje, njihova vrednost nije samo u planiranju nego u tome što sati i prekovremeni rad ulaze u obračun kao podatak, a ne kao nečije sećanje na kraju meseca.