Tri evidencije, jedan promet
KPR je knjiga primljenih računa — sve ulazne fakture za izabrani period. KIR je knjiga izdatih računa, odnosno vaše izlazne fakture. EPP je pojedinačna evidencija PDV-a: obračun po stopama, posebno za ulaz i posebno za izlaz.
Sve tri se u KoloConnect-u izvode iz dokumenata, ne iz posebnog unosa. Ako je nabavna faktura knjižena, ona je već u KPR-u. Ako je izlazna faktura izdata, ona je već u KIR-u.
Period birate slobodno: tekući mesec, kvartal, godina ili sve.
SEF inbox: prihvatanje i odbijanje ulaznih faktura
Ulazne e-fakture stižu u SEF inbox unutar KPR ekrana. Tu se donosi odluka:
- Prihvati — faktura postaje nacrt nabavne fakture, spreman za knjiženje.
- Odbij — uz kratak razlog, koji se prosleđuje SEF-u i vidi ga dobavljač.
Taj odgovor je zvaničan, nije interna oznaka. Zato je dobro da ga daje neko ko zna zašto je faktura sporna, a ne da stoji nerešen do kraja meseca.
U listi se vide statusi kroz koje dokument prolazi: iz inboxa u nacrt, pa u knjiženu, pa u delimično plaćenu ili plaćenu. Stavke sa nejasnom PDV kategorijom dobijaju oznaku da treba pregled, umesto da tiho uđu u obračun.
EPP: obračun i slanje evidencije
EPP računa osnovicu i PDV po stopama, za ulaz i izlaz odvojeno, i prikazuje odbitni PDV. Pre nego što se obračun formira, stavke koje traže odluku moraju biti pregledane — potvrdite kategoriju ili je promenite uz obrazloženje. Dok ima nepregledanih stavki, obračun ostaje prazan i slanje je blokirano. To je namerno: bolje da vas zaustavi tabela nego inspekcija.
Rezultat se kopira kao sažetak ili izvozi u CSV, a pojedinačna evidencija se šalje u SEF.
Ovde je važna granica koju ne treba prelaziti u očekivanjima: KoloConnect ne podnosi poresku prijavu Poreskoj upravi. Priprema evidenciju i izvoz; prijavu predaje knjigovođa. Modul EPP je u beta fazi — obračun i izvoz rade odmah, a automatsko slanje se uključuje postepeno.
Šta preuzima knjigovođa
Mesečni paket je jedan XLSX sa listovima KIR, KPR i pregledom PDV-a po poljima, plus uputstvo za uvoz. Postoji i ZIP sa UBL XML izlaznim fakturama, za programe koji uvoze SEF format.
Pregled PDV-a u tom paketu nije poreski obrazac. Služi za proveru i usaglašavanje sa prijavom koju knjigovođa priprema. Tako je i namerno: mi dajemo tačne podatke iz prometa, knjigovođa nosi odgovornost za prijavu.
Knjigovođa može i da radi direktno u vašoj firmi, sa svojim nalogom koji se ne naplaćuje — videti stranu Za knjigovođe.
Odakle dolaze podaci u evidencije
Evidencija je tačna onoliko koliko su tačni dokumenti iz kojih nastaje. U KPR ulaze tri toka ulaznih faktura:
- e-fakture iz SEF-a — stižu strukturirano u inbox i prihvatanjem postaju nacrt nabavne fakture,
- fakture van SEF-a — unose se ručno ili kroz skeniranje računa, koje iz PDF-a ili slike izvlači dobavljača, datum, stavke i iznose,
- troškovi koji ne idu kroz nabavni nalog, sa priloženim računom.
U KIR ulaze izlazne fakture i knjižna odobrenja, sa PDV-om po stopi svake stavke.
Zato KPR i KIR ne treba „popunjavati" — oni su pogled na dokumente, a ne treća tabela koja se održava odvojeno i posle ne slaže ni sa jednom od prve dve.
Gde prestaje softver, a počinje knjigovođa
Vredi jasno povući granicu, jer se oko nje pravi najviše nesporazuma.
Šta radi KoloConnect: vodi evidencije iz stvarnih dokumenata, rešava SEF inbox uz zvaničan odgovor dobavljaču, računa PDV po stopama za period, šalje pojedinačnu evidenciju u SEF i izvozi paket za knjiženje.
Šta radi knjigovođa: kontroliše kategorizaciju, sastavlja i podnosi poresku prijavu, vodi glavnu knjigu i bilanse, odgovara za zakonsku tačnost.
To nije nedostatak nego podela posla koja se pokazala kao ispravna. Operativa je kod onoga ko izdaje fakture, a poreska odgovornost kod onoga ko je za nju stručan i ovlašćen.