Šta OCR čita sa računa
Iz dokumenta se izvlače podaci koje biste inače kucali ručno: broj fakture, datum, dobavljač, stavke, iznosi, PDV, žiro račun i kontakt podaci.
Prihvataju se PDF, JPG i PNG, do 10 MB po dokumentu. Obrada traje između pet i petnaest sekundi, posle čega dobijate popunjen nacrt.
Ako dobavljač nije u šifarniku, ponudi se kreiranje iz pročitanih podataka — bez otvaranja drugog ekrana.
Provera je deo posla, ne izuzetak
Nijedan OCR nije nepogrešiv i ne treba ga tako predstavljati. Rukom pisani računi i skenovi niske rezolucije zna da promaše, najčešće na broju fakture.
Zato rezultat uvek dolazi kao nacrt: podatke pregledate, ispravite ako treba, pa knjižite. Dokument sa greškom nikada ne uđe u evidenciju bez ljudske potvrde.
Praktičan savet: skenirajte na najmanje 300 dpi i, ako fotografišete telefonom, uslikajte ceo račun bez senke preko iznosa.
Šta se dešava posle prepoznavanja
Nacrt nabavne fakture ide dalje istim tokom kao svaki drugi:
- odobrava se i knjiži,
- ulazi u KPR i evidenciju PDV-a,
- ulazi u obaveze prema dobavljaču,
- zatvara se uplatom sa bankovnog izvoda.
Ako dobavljač šalje e-fakturu kroz SEF, OCR vam uopšte ne treba — takva faktura stiže strukturirano u SEF inbox i prihvatanjem odmah postaje nacrt.
Šta OCR košta
Prepoznavanje koristi AI, pa se troši kroz vaš AI ključ ako ste povezali sopstveni nalog, ili kroz KoloConnect obračun potrošnje ako koristite naš.
Red veličine je nekoliko desetih delova dinara po fakturi — praktično zanemarljivo u odnosu na vreme koje se štedi. Ako ne želite da koristite AI, unos ulaznih faktura ručno radi normalno i bez ovog modula.
Potrošnja se može ograničiti mesečnim budžetom: kada se limit dostigne, pozivi se zaustavljaju umesto da račun tiho raste.
Kada se OCR stvarno isplati
Korist raste sa brojem dobavljača koji nisu u SEF-u. Firma koja mesečno dobije nekoliko takvih računa neće primetiti razliku; ona koja ih dobije trideset — hoće.
Tipični slučajevi u kojima se najviše štedi:
- režije i sitni troškovi — gorivo, materijal, usluge malih dobavljača,
- računi na papiru koji se fotografišu telefonom sa terena,
- računi iz inostranstva, koji ne prolaze kroz SEF.
Za sve što stiže kroz SEF ovo nije potrebno: takva faktura je već strukturirana i prihvatanjem u SEF inboxu postaje nacrt.
Šta se dešava sa dokumentom
Dokument koji otpremite ostaje u vašem prostoru, kao i svaki drugi fajl. Svaki upload se automatski skenira antivirusom pre nego što postane dostupan timu.
Za samo prepoznavanje sadržaj se šalje izabranom AI provajderu. To je važno znati ako radite sa osetljivim ugovorima — u tom slučaju OCR koristite za režije i sitne račune, a poverljive dokumente unosite ručno.
Sve akcije koje menjaju podatke ostaju u revizorskom dnevniku, pa se vidi šta je nastalo iz prepoznavanja, a šta je uneto rukom.