Narudžbenica, prijemnica, faktura
Nabavni nalog se pravi iz šifarnika dobavljača, sa stavkama iz kataloga, traženom količinom, cenom i rokom isporuke. Šalje se dobavljaču mejlom, sa PDF-om u prilogu, direktno iz aplikacije.
Status prati stvarno stanje: nacrt, poslat, potvrđen od dobavljača, delimično primljeno, zatvoreno.
Kada roba stigne, iz naloga se jednim klikom pravi prijemnica — stavke su već tu, unosite samo primljene količine, magacin i datum. Potvrđena prijemnica povećava stanje zaliha i stvara obavezu prema dobavljaču. Parcijalni prijem je normalan slučaj: nalog ostaje otvoren dok se ne primi sve ili dok ga ručno ne zatvorite.
Nabavna faktura se zatim upari sa prijemnicom. Iz toga izlaze dva korisna izveštaja: šta je primljeno a nije fakturisano, i šta je fakturisano a nije primljeno.
Ulazne fakture i njihovi statusi
Nabavna faktura ima jasan životni ciklus: nacrt se menja slobodno, odobrena se zaključava (za izmenu se vraća u nacrt), plaćena nastaje kada se upari uplata sa izvoda ili se označi ručno, a storno ostavlja trag u revizorskom dnevniku.
E-fakture koje stignu kroz SEF ne unose se ponovo: prihvatanjem u SEF inboxu nastaje nacrt nabavne fakture spreman za knjiženje. O tome detaljnije na strani KPR, KIR i EPP.
Fakturu možete i skenirati iz PDF-a ili slike ako je dobavljač šalje mejlom van SEF-a.
Troškovi koji nisu fakture
Gorivo, kancelarijski materijal, sitne usluge — sve to ne mora da prođe kroz nabavni nalog. Trošak se unosi sa kategorijom, dobavljačem, iznosom i datumom, uz prilog (PDF ili slika računa).
Za svaku kategoriju može se postaviti mesečni budžet; kada se limit pređe, sistem javlja. Trošak se može vezati za projekat, pa se vidi koliko je konkretan posao stvarno koštao.
Po dobavljaču se dobija zbirni pregled plaćanja, koristan pri usaglašavanju sa knjigovodstvom.
Obaveze prema dobavljačima
Sve knjižene nabavne fakture ulaze u pregled obaveza, raspoređene po dospeću: tekuće, 1–30, 31–60, 61–90 i preko 90 dana. Uz svakog dobavljača stoji i najstarije dospeće, pa se lako vidi kome se plaća prvo.
Otvoreni iznos je knjiženo minus plaćeno, a plaćanja stižu iz uvoza izvoda. Cela tabela se izvozi u Excel.
Jedno ograničenje treba znati: iznosi se prikazuju zbirno u dinarima bez konverzije valuta, pa fakture u evrima pratite posebno.
Šifarnik dobavljača
Dobavljač se unosi jednom: naziv, poreski i matični broj, adresa, kontakt osoba i uobičajeno vreme isporuke. Uz njega se pamte i podrazumevani uslovi nabavke — valuta, rok plaćanja i minimalna količina.
Ti podaci se posle sami popunjavaju na nabavnim nalozima, pa se uslovi ne dogovaraju iznova svaki put kad neko drugi naručuje.
Na kartici dobavljača stoje svi njegovi nalozi, prijemnice i troškovi. To je jedini pregled koji stvarno odgovara na pitanje koliko vas taj dobavljač godišnje košta i koliko je pouzdan sa rokovima.
Mesečni pregled nabavke
Pregled nabavke sabira knjižene ulazne fakture sa datumom u tekućem mesecu, prikazuje koliko je od toga isplaćeno i poredi sa prethodnim mesecom.
Uz to stoje dva broja koja se najčešće traže:
- neisplaćeno dobavljačima — zbir otvorenih obaveza, sa najstarijim dospećem,
- otvorene narudžbenice — one koje još nisu zatvorene, dakle nacrt, poslate ili delimično primljene.
Sve to je izvedeno iz dokumenata, pa ne postoji mesečni posao „sređivanja nabavke" pre nego što se brojevi mogu pogledati.